Dans le 1er volet de cette mini-série, j’ai dévoilé les cinq premières astuces qui m’ont permis de jongler efficacement entre deux vies professionnelles sans sacrifier mes nuits et mes week-ends.
Découvrez dans cette article cinq nouvelles stratégies essentielles pour maximiser votre productivité et atteindre vos objectifs avec aisance. Préparez-vous à transformer votre quotidien et à gagner en efficacité grâce à ces méthodes éprouvées.
Plongeons sans plus attendre dans ces nouvelles astuces qui feront toute la différence dans votre gestion du temps !
6. Avaler le crapaud : « eat that frog »
Le concept est de commencer sa journée par une tâche urgente et importante bien sûr, et de choisir dans sa liste la plus difficile, la plus rebutante. Parce que c’est celle qu’on va systématiquement reporter puisqu’elle nous effraie 😊
Mais c’est aussi celle qui apporte le plus de satisfaction lorsqu’on l’a accomplie 🏆 et, bien souvent, on réalise que la tâche redoutée n’était finalement pas si compliquée… Le crapaud était donc moins gluant qu’il n’y paraissait 😊
7. Apprécier avec lucidité le temps que chaque tâche prendra
J’ai tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche, et il est possible que je ne sois pas la seule dans ce cas….
Je prévois 30’ pour envoyer un dire à l’expert et, finalement, ça me prend presque 1h, parce que je dois créer/vérifier ma liste de destinataires, actualiser mon bordereau de communication de pièces, convertir mes pièces jointes au bon format, voire créer un lien de téléchargement, etc…, alors qu’au début, j’avais juste noté : envoyer telle pièce à l’expert
Pour tenter de corriger ce biais, je rajoute 50% au temps initialement prévu pour chaque tâche, enfin, j’envisage de la faire. Ça m’évite(rait) d’être trop optimiste sur le planning de la journée et de reporter sans cesse des tâches pour le lendemain, voire la semaine d’après.
Mais comme je n’ai pas encore très bien intégré cette notion, je me console en me disant « super, j’ai des trucs à faire demain ! », c’est moins désespérant que de faire la liste de ce qui était prévu aujourd’hui et n’a pas été réalisé 😊
8. Savoir s’arrêter
Lorsque l’on travaille une tâche en continu, on monte en puissance et on l’exécute de plus en plus facilement jusqu’à ce que l’on fatigue. Et une fois que l’on est fatigué.e on travaille moins vite, moins bien, on commet des erreurs, on dépense beaucoup d’énergie pour un résultat moyen. Mieux vaut donc faire une pause.
C’est ce que nous apprend Francesco Cirillo, auteur de LA TECHNIQUE POMODORO qui propose de découper ses activités en tranches…non pas de tomates, mais d’activités et de récupération.
Apprenez à identifier vos pics et vos creux de productivité pour avancer sur les dossiers lors des premiers et, à l’inverse, appuyer sur pause au moment des seconds. Une fois votre énergie retrouvée, vous pourrez repartir vers un nouveau pic de productivité, plutôt que de stagner sur un palier de productivité médiocre.
9. Perdre du temps maintenant pour en gagner plus tard
Tester des outils, se former, accepter de consacrer du temps aux tâches d’organisation du cabinet pour en gagner ensuite n’est pas intuitif. Dans le flot des tâches du quotidien, il est très difficile de pouvoir dégager du temps pour tester un nouvel outil, apprendre une méthode, même avec la certitude de gains de temps ultérieurs.
Je vais tenter de vous en convaincre avec un calcul.
Je consacre 5 heures à apprendre à me servir d’un nouvel outil, disons AppliCab, et à y enregistrer 10 dossiers. En vrais, ces 2 tâches vous prendront moins de 3 heures, mais soyons larges (cf. notre point n°7 😊).
En semaines 1 et 2, je consacre 5 heures à AppliCab,
En semaine 3 AppliCab me fait gagner 30 minutes,
En semaine 4 : 1 heure gagnée,
En semaine 5 et après : 2 heures gagnées/semaine
Puis, en vitesse de croisière, 2 à 4 jours par mois selon le nombre de dossiers en portefeuille.
Autrement dit, le temps « perdu » en semaine 1 est récupéré dès la semaine 6 et ensuite, pendant toutes les années, voire les décennies que va durer ma carrière, je gagne 2 à 4 heures par mois. Ça en fait du temps libéré ⛱️
Le raisonnement est identique avec tous les (bons) outils : process, modèles, REPLICK, SMARTLAWYER, LE CORDOGRAPHE, CALENDLY, BOOKINGS, CANVA, outils de reconnaissance vocale, etc.
10. Prendre soin de soi
Je ne vais pas me lancer dans une tirade sur le développement personnel, juste vous expliquer que vous êtes votre propre outil de production. Vous devez donc prendre soin de cet outil pour qu’il « fonctionne » au mieux, sans s’abîmer, sur le long terme.
Ce soin peut s’articuler autour des 3 S :
· Gérer son Stress, avec des techniques comme la cohérence cardiaque, la méditation de pleine conscience, le yoga, tout ce qui vous aide à faire baisser la pression
· Chouchouter son Sommeil, une dette de sommeil pénalise la productivité. Si votre outil de production soufre d’un déficit d’alimentation en énergie, il ne donnera pas sa pleine mesure. Permettez-lui de retrouver sa pleine énergie et ses pleines capacités de production en dormant suffisamment. Le livre QUAND de Michael Breuss est une excellente ressource sur le sujet.
· Le Sport : le corps et l’esprit sont indissociables, ne dit-on pas « un esprit sain dans un corps sain ». Tous.tes celles et ceux qui pratiquent une activité physique le savent : mettre son corps en mouvement ça permet de prendre de la distance, d’oxygéner son cerveau, d’évacuer son stress, de se retrouver. Que celui.celle qui n’a jamais ressenti les bénéfices de l’activité physique me jette le premier haltère 🏋️ !