Depuis que j’ai démarré ma vie professionnelle et encore plus depuis que je mène 2 vies professionnelles de front, je cherche à gagner du temps, à optimiser le temps, à trouver des leviers pour en faire davantage en moins de temps. A tel point que j’ai parfois l’impression d’être un Doñ Quichotte qui se bat contre le mouvement des aiguilles de sa montre 😊.
Mais de cette quête j’ai appris beaucoup de choses que j’ai progressivement intégré à mon quotidien. Et ces techniques, méthodes, outils me servent énormément pour faire tout ce que j’ai envie de faire sans passer mes nuits et mes week-ends à bosser.
J’ai compris qu’il faut s’organiser pour atteindre ses objectifs. J’ai également réalisé qu’il faut être en forme, avoir suffisamment d’énergie et d’envie pour travailler efficacement. Et j’ai – enfin – admis qu’il faut noter son temps pour comprendre où il passe et disposer d’informations, prendre des décisions éclairées, sur des bases tangibles, pas sur des impressions.
Je partage donc en 10 points, ce que j’ai appris pour mieux utiliser mon temps, les cinq sont dans cet article, les 5 suivants seront disponibles à partir de la semaine prochaine, dans un second article
1. Notifications zéro
2. Respecter son tempo
3. Danser le DISC(o)
4. Avoir un planning par défaut
5. Trier les priorités
6. Manger des crapauds
7. Programmer pianissimo
8. S’arrêter quand on est KO
9. Consacrer du temps pour ce qui est nouveau
10. Ne pas oublier la cerise sur le gâteau
1. Arrêter toutes les notifications
Être interrompu.e nuit gravement à votre productivité.
Chaque interruption vous coûte 15 minutes, même si elle ne dure que quelques secondes. Je m’explique, je rédige (un contrat, des conclusions), je suis très concentré.e sur ma tâche, j’ai bien toutes les informations en tête, je déroule. Et là, patatras, le téléphone sonne, je reçois une notification pour n’annoncer un nouveau message WhatsApp, je suis coupé.e dans mon élan. Et, comme notre cerveau est friand de nouveauté, plutôt que d’affronter des challenges rédactionnels, j’interromps ma tâche exigeante. Même si je ne l’interromps que quelques secondes, il me faudra 15 minutes pour retrouver mon niveau de concentration antérieur.
4 interruptions par jour = 1 heure perdue,
1 heure par jour = 5 heures par semaine, si vous travaillez 47 semaines par an, cela représente 235 heures gaspillées.
Si vous facturez 200 € / heure, cela représente 47.000 € ! Je vous ai convaincu.e de couper TOUTES les notifications ?
2. Le tempo
Nous ne vivons pas tous au même rythme, il y a des sprinters et des marathoniens.
Le sprinter fait beaucoup de choses en peu de temps, mais il consomme beaucoup d’énergie, son rythme n’est donc pas tenable sur le long terme, mais en cas d’urgence, il fait merveille.
Le marathonien court moins vite, mais il tient la distance, il peut travailler longtemps, chaque jour, tout au long de la semaine, tout en maintenant un bon niveau de productivité.
Chacun son style, chacun son tempo, l’important est de se connaître pour adapter son organisation à son propre rythme. Par exemple, le sprinter va tout donner jusqu’au mercredi midi, puis décliner gentiment jusqu’au vendredi soir. Il devra alors positionner les tâches les plus exigeantes en début de semaine et se garder les choses plus faciles pour la fin de la semaine.
Notre niveau d’énergie peut aussi varier au fil de la journée, de l’année. Prendre en compte ses meilleurs moments pour y planifier ses activités les plus exigeantes est le bon moyen de donner le meilleur de soi-même sans s’épuiser.
3. Le DISC(o)
Le DISC(O) permet de prendre en évidence votre profil comportemental et de permettre de repérer ceux des autres. À quoi ça sert ?
À bien se connaître et à mettre son énergie sur des tâches pour lesquelles on est naturellement à l’aise et à déléguer les autres.
À mieux communiquer, à s’adapter aux profils de nos interlocuteurs pour rendre nos échanges plus efficaces et donc, gagner du temps.
4. Avoir un agenda par défaut
Après quelques années d’exercice et en regardant ses temps les semaines passés , mois précédents, on finit par savoir comment se découpe notre temps de travail.
Par exemple, il est fait de temps de production, de communication, d’administration du cabinet, de réseautage, de management, etc. En essayant d’être le plus près possible de la réalité, on peut créer des items « rendez-vous », « audience », « rédaction », « blogging », etc. et les positionner sur une semaine standard. C’est un peu comme l’emploi du temps qu’on avait en classe.
Si, par exemple, vous êtes au top le lundi matin, planifiez chaque lundi des plages de temps pour produire ;
Si, à l’opposé, vous savez que le vendredi, vous êtes « à plat », consacrez ce jour-là des plages de temps à des activités moins exigeantes : réseaux sociaux, rendez-vous clients, etc.
Prévoyez aussi du temps chaque semaine pour y intégrer les tâches que nous allons aborder au point n°9 car travailler sur l’organisation de son cabinet, se former pour l’améliorer, fait partie intégrante de votre travail d’avocat entrepreneur.
Cet exercice permet aussi de réaliser si son planning hebdomadaire est viable ou s’il est tellement surchargé qu’il n’y a aucune place pour absorber un imprévu. Si c’est le cas, c’est peut-être le moment de déléguer davantage. Et pour choisir quelles tâches déléguer, rendez-vous au n°5.
5. Prioriser
Face à une to do list à rallonge – celle d’un avocat par exemple 😊 😊, comment prioriser ? En s’inspirant de la « matrice Eisenhower » qui nous invite à classer les tâches dans un tableau selon 2 critères : urgence/importance :
Puis, en fonction de la « case » dans laquelle les tâches se trouvent on les traite, les programmes, les délègue ou les abandonne.
C’est ultra simple et très efficace, attention quand même à ne pas reporter sine die les tâches importantes mais non-urgentes…
Pour la suite, c’est par içi