Pour assurer la rentabilité de son cabinet d’avocat, il faut surveiller ses coûts. Pour une raison évidente : ils ont un impact sur la trésorerie, le résultat comptable du cabinet. Et, parmi les chiffres du cabinet, les coûts sont une variable sur laquelle on peut intervenir. À la différence de la rémunération de l’avocat qui, selon moi, n’est pas une variable d’ajustement.
On peut donc réduire ses coûts en supprimant certains postes de dépenses, en challengeant ses fournisseurs. Mais attention, certains coûts n’en sont pas, ce sont des investissements dont le cabinet a besoin pour son développement.
Examiner ses coûts
C’est une activité pas très amusante mais pas très compliquée. On prend le bilan du cabinet et un surligneur. Bien sûr, inutile de s’acharner sur l’URSSAF et consorts… Pour ceux-là, il faudra peut-être envisager de changer de statut, “passer” en SELARL, ce qui n’est pas notre propos ici.
Commencez par les postes qui représentent les plus grosses dépenses : équipe, locaux. Est-ce que mon équipe correspond bien aux besoins actuels du cabinet : qualification, temps de travail, type de contrat (salariat, free-lance). Il m’est arrivé d’entendre d’un avocat que son assistante avait une meilleure rémunération que lui… Lorsque l’on fait ce constat, c’est que quelque chose ne va pas, évidemment. Rien de grave, tant que l’on prend des décisions : augmenter ses tarifs, redéployer les activités de l’assistant·e, par exemple.
Une exception peut-être en ce qui concerne l’équipe. Si vous envisagez de développer une nouvelle activité et recrutez un collaborateur·ice senior pour cela, ce n’est pas un coût, pas seulement, mais plutôt un investissement.
Les locaux, quel beau sujet ! Il y a quelques (dizaines d’)années, on n’envisageait pas d’exercer ailleurs qu’à une adresse prestigieuse, avec une grande salle de réunion, parquet, moulures et tutti quanti. Les temps et les locaux dans lesquels les avocats exercent ont bien changé. Le télétravail et les espaces de coworking sont passés par là. Pas sûr qu’aujourd’hui les clients “prestigieux” attendent que leur avocat les reçoive sous les dorures. Dans tous les cas, c’est une question à se poser : mes locaux sont-ils adaptés à mes habitudes, personnelles et professionnelles ? Sont-ils adaptés à ma clientèle, actuelle ou souhaitée ? Si j’ai essentiellement des dossiers d’AJ, je peux louer quelques heures par semaine une salle de réunion pour y recevoir mes clients à moindres frais.
Challenger ses coûts
L’exemple type, c’est la documentation. Combien dépensez-vous à ce titre ? Quel serait le bon montant ? Deux idées pour répondre à ces questions : combien dépensent les autres ? Idéalement, il faut comparer avec un confrère ou une consoeur qui exerce dans la matière.
Quel est le bon ratio par rapport à son chiffre d’affaires ? Disons qu’il ne faudrait pas que le coût de la documentation dépasse 2% du C.A. annuel. Mais vu les tarifs des éditeurs, ce ratio n’est pas facile à tenir…
Challenger ses coûts, c’est jouer les cost-killers. Encore une casquette pour les avocats qui n’en manquent pourtant pas… Comment travaillent les cost-killers : ils font jouer la concurrence, rien de révolutionnaire, juste du très efficace. Attaquons-nous maintenant à l’expert-comptable. En échangeant avec des confrères et consoeurs, on m’a remonté des tarifs entre 150 et 1.500 € / mois. Bien sûr, le montant des honoraires dépend du cabinet, mais à cabinets équivalents, il peut y avoir de grandes disparités, dans le coût, comme dans la praticité des outils mis à disposition du cabinet.
Imaginez que vous parvenez à gagner 200 € / mois sur les honos de votre expert-comptable et que les outils qu’il met à votre disposition (GED, etc.), fasse gagner 5 heures / mois à votre assistant·e. En une année, vous aurez économisé 2.400 € et 60 heures de secrétariat, ça vaut le coup d’y consacrer un peu de temps, non ?
La même technique peut être appliquée à son compte bancaire, ses primes d’assurances, la téléphonie, l’informatique, etc. Il s’agit pas de “radiner” mais de mettre son argent au bon endroit, c’est-à-dire soit dans des prestations, du matériel payés à leur juste prix, soit dans sa poche 🙂
Soit plus sérieusement dans des dépenses qui vont permettre de construire le développement à moyen et long terme du cabinet. Ce sera le cas des dépenses de communication, de formation : faire/revoir son site internet, s’adjoindre les compétences d’un·e expert·e SEO, d’un·e social media manager, se former pour développer une nouvelle branche d’activité ou une activité accessoire.
Et se dire aussi qu’on peut commencer “petit”. Inutile de mettre 3.000 € dans un site vitrine. Mieux vaut garder de la trésorerie pour se faire accompagner pour publier ensuite des articles qui amélioreront le référencement et apporteront des clients. Idem pour son logo, sa charte graphique, les prix varient énormément d’un prestataire à l’autre et CANVA permet beaucoup de déclinaisons. Le propos n’est pas ici d’aller automatiquement vers le moins-disant, mais de ne pas dépenser plus que nécessaire au regard de l’objectif poursuivi. Et de garder à l’esprit que l’on pourra faire évoluer son site, sa comm’, sa présence sur les réseaux sociaux, au fur et à mesure des résultats obtenus.
Arrêtez les frais.
Si vous n’utilisez pas un outil, résiliez votre abonnement. Même si celui-ci ne représente que 20 € / mois, ça fait 240 € / an, soit 1 super massage pour 2, un dîner pour 4, plusieurs très bonnes bouteilles de champagne.
Pour revenir sur l’expert-comptable, vous n’avez peut-être pas besoin d’un·e “vrai” expert-comptable, un bon outil en ligne peut tout à fait vous convenir, avec l’aide au besoin d’un·e assitante·e free-lance pour la mise en place.
Idem pour les cartes de vœux, les cadeaux à la clientèle. Je ne considère pas qu’ils soient inutiles, je pense seulement qu’il faut en mesurer le retour sur investissement (le fameux ROI). Il faut donc un tableau avec les destinataires de ses “faveurs” et le suivi des relations commerciales avec ses heureux bénéficiaires : une collaboration au long cours, de nouveaux dossiers, des recommandations, etc.
Puisqu’on parle de recommandations, évoquons le sujet des réseaux professionnels. Ici encore, on est à la limite entre coût et investissement. L’adhésion me coûte x €/an, j’y consacre x h/an et qu’ai-je en contrepartie ? Sans doute pas grand-chose au début, il faut quelques mois, voire quelques années pour que des relations de confiance se tissent et génèrent de la recommandation. C’est un processus long et un engagement exigeant, mais souvent payant. En termes de dossiers, donc de C.A., mais aussi de rencontres, notamment de rencontres avec des confrères et consoeurs avec lesquel·le·s on pourra, par exemple, tisser des partenariats, comparer ses coûts de fonctionnement, voire en mutualiser certains.