AppliCab Avocats est le seul outil pour avocats qui offre un véritable « espace client ». Un espace personnel qui permet au client, en l’occurrence le justiciable, de suivre en temps réel l’évolution de son dossier. Le client peut consulter l’ensemble des informations relatives à son dossier 7/7 et 24/24 ; et, non seulement les informations sont disponibles, mais encore elles sont intelligibles puisque tout a été rédigé en langage juridique clair. Tous les cabinets, quelle que soit leur taille, leur domaine d’activité, peuvent désormais offrir à leur client une véritable expérience client, identique à celle que nous connaissons tous aujourd’hui comme consommateurs de biens et de services.

L’information donnée aux justiciables via son espace client s’articule autour de 6 fonctionnalités qui permettent de réinventer la relation avcoat client :

• L’agenda 📆
• La messagerie 📧
• La liste des étapes 🚩
• Les documents envoyés par l’avocat 📁
• Les documents transmis à l’avocat 📁
• Les commentaires partagés par l’avocat 💬

L’information donnée au client par son avocat est centralisée dans l’espace client

L’agenda 📆 permet aux clients de consulter, de manière tout à fait autonome, le calendrier de l’affaire ou des affaires qu’il a confiée(s) à l’avocat. Les procédures judiciaires sont longues, tout le monde le sait et c’est la triste réalité. Les avocats sont bien impuissants face à cette situation. En revanche, grâce à AppliCab Avocats, ils offrent à leurs clients une visibilité sur les échéances passées et futures : audience de mise en état, délai pour conclure, audience de plaidoirie, délibéré, etc.

Le calendrier est aussi très apprécié des clients qui exercent des activités plutôt tournées vers le conseil. Leurs clients apprécient de retrouver, en tout autonomie, les dates importantes du dossier, celles à venir : dépôt  au greffe, date limite pour envoyer les convocations pour l’assemblée générale, renouvellement de la marque, etc.

La liste des étapes 🚩. C’est la to-do list du dossier côté avocat qui est partagée dans l’espace client. Ce partage représente de très nombreux avantage. Comme il est disponible dès l’ouverture du dossier, il permet aux justiciables de visualiser le déroulement prévisible de son dossier. La procédure ou le process  y sont découpés étape par étape. Grâce à cette fonctionnalité, le justiciable réalise le nombre de tâches que son avocat va devoir accomplir pour mener le dossier jusqu’à son terme. Ce partage de la liste des étapes participe à l’acceptabilité des honoraires.  Le client comprend mieux le travail fourni par son conseil et en perçoit mieux la valeur puisque chaque diligence à accomplir devient tangible pour le client.

Au fur et à mesure de l’accomplissement de chacune de ces tâches, l’avocat en modifiera le statut de « à faire » à « fait ». Le justiciable pourra ainsi suivre en temps réel l’évolution de son affaire. Ce suivi sera disponible 7/7 et 24/24 depuis l’espace client. L’expérience client s’en trouve considérablement améliorée. Ce partage du suivi renforce la confiance et évite à l’avocat de répondre à la sempiternelle question : où en est mon dossier…

Les échanges entre l’avcoat et son clients sont centralisés dans l’espace client

La messagerie 📧 centralise les échanges entre l’avocat et son client, dossier par dossier. Grâce à elle, ces messages sont regroupés, sous la forme d’une conversation. La messagerie assure ainsi une parfaite traçabilité des échanges, évite toute déperdition de l’information. Lorsque l’on travaille en équipe sur un dossier, la messagerie est idéale pour retracer l’ensemble des échanges entre le client et le cabinet. Côté client, elle permet par exemple à un nouvel intervenant, un nouveau gestionnaire, d’avoir accès à l’historique du dossier, d’en retracer la mémoire, ce qui est très précieux.  On a même ajouté une barre de recherche pour retrouver facilement les informations dans le flux des messages : bien plus pratique qu’une recherche à travers des centaines, de milliers d’emails !  Et forcément exhaustif.

L’avocat peut même exporter l’intégralité d’une conversation s’il doit, par exemple, par exemple justifier des diligences qu’il a accomplies, en cas de taxation par exemple.

Les documents 📁 disponibles dans l’espace client sont ceux que l’avocat a décidé de partager avec le justiciable. L’avocat n’a pas besoin de renommer ces fichiers, il peut conserver ses habitudes. Les fichiers seront toujours parfaitement identifiables par le client puisqu’ils sont « attachés à une étape. Par exemple, le fichier « AZZcomjusFacture261285 » associé à l’étape « Facture de l’huissier » na’ pas besoin d’être renommé par l’avocat. Encore un gain de temps et  d’énergie.

Cette fonctionnalité permet aussi à l’avocat de vérifier quels sont les documents qui ont été transmis à son client. Une méthode de vérification bien plus efficace que celle qui consiste à éplucher 3 ou  4 années d’emails…

Les documents 📁visibles dans l’espace client, ce sont également les pièces envoyées par le client à son avocat, soit spontanément, soit en réponse à une demande de l’avocat.
Comment ça fonctionne ?

• L’avocat demande à son clients les pièces dont il a besoin,
• Le client les télécharge dans son espace client,
• le client peut aussi adresser à son avocat des pièces qu’il  estime utiles.

Les fichiers restent visibles pour le client, bien rangés dans des rubriques. Le client peut facilement vérifier s’il a transmis à son conseil tout ce dont ce dernier a besoin pour traiter son affaire.

L’avocat pourra ensuite télécharger, renommer, supprimer les pièces reçues, transformer/combiner les fichiers reçus en fichier PDF. Le client n’a donc pas besoin de se préoccuper du nommage ou du format des fichiers.

Les commentaires 💬 partagés sont des indications sur lesquels l’avocat cherche à attirer particulièrement l’attention du client ou encore d’une information relative à la stratégie du dossier, comme un pense-bête mutuel.

Ces 6 fonctionnalités permettent de transformer l’appréhension que les justiciables ont du processus judiciaire et de leur offrir, dans un cadre totalement respectueux de notre déontologie, une véritable « expérience client ».

Et, pour enrichir encore la relation avcoat – client, l’espace client propose de nouvelles options :

• mention des horaires du cabinet,
• message d’absence,
• bouton de prise de rendez-vous.

Les abonnés à AppliCab se demandent vite comment ils ont pu travailler sereinement et efficacement avec leurs clients avant de découvrir cet espace client, devenu pour eux un indispensable du bon fonctionnement de leurs cabinets.

Pour découvrir l’espace client en vidéo