Les dossiers pris en charge par une assurance de protection juridique représentent une part croissante de l’activité de nombreux cabinets d’avocats. Pour le client, c’est une aubaine : ses frais d’avocat sont couverts, en tout ou partie, par son assureur. Pour l’avocat, la réalité est plus nuancée. Les tarifs sont souvent imposés par les compagnies d’assurance, les délais de prise en charge allongent le démarrage de la mission, et la gestion administrative de ces dossiers est chronophage. Pourtant, refuser systématiquement ces dossiers n’est pas toujours une option. La question est donc la même que pour l’aide juridictionnelle : comment les gérer de façon à ce qu’ils restent acceptables pour votre cabinet.
Comprendre les contraintes spécifiques à ces dossiers
Avant de chercher à optimiser, il faut identifier précisément ce qui différencie ces dossiers par rapport à un dossier classique.
La première contrainte est le tarif. Les compagnies d’assurance imposent des forfaits (très ?) en dessous de vos honoraires habituels. Cette différence est souvent acceptée tacitement, sans que son impact réel sur la rentabilité du cabinet ait été précisément évaluée.
La deuxième contrainte est administrative. Chaque compagnie a ses propres procédures : formulaires de prise en charge, modalités de garantie, obligations de compte rendu intermédiaire, validation des actes avant de les accomplir dans certains cas. Ce travail administratif ne fait l’objet d’aucune rétribution spécifique, mais il consomme du temps.
La troisième contrainte est le délai. Entre la demande de prise en charge, la validation par l’assureur et le début effectif de la mission, plusieurs semaines peuvent s’écouler. Pendant ce temps, le dossier est ouvert mais en attente, ce qui mobilise de l’attention sans générer de revenus.
Enfin, comme ni l’avocat, ni le client ne se choisissent, la relation avocat – client n’est pas cadrée comme elle l’est traditionnellement lors d’un premier rendez-vous, par le biais d’une convention d’honoraires, etc.
Rationaliser la gestion administrative
La charge administrative de ces dossiers est réelle, mais une partie peut être rationalisée sans effort disproportionné. C’est un levier de rentabilité pour le cabinet d’avocat.
Commencez par centraliser les informations propres à chaque assureur : contacts, procédures, formulaires, barèmes de prise en charge. Ces informations changent peu d’un dossier à l’autre pour un même assureur. Les avoir au même endroit évite de les rechercher à chaque nouveau dossier.
Créez des modèles de courriers et de comptes rendus adaptés aux formats attendus par les principaux assureurs de protection juridique avec lesquels vous travaillez. Un modèle bien conçu se remplit en quelques minutes là où une rédaction en partant de zéro en prendrait 20.
Suivez précisément les délais de chaque dossier de protection juridique. Les délais de prise en charge, l’enjeu financier de chaque dossier, les dates de compte rendu à respecter : un suivi actif permet d’anticiper les blocages plutôt que de les subir.
Calculer la rentabilité réelle de ces dossiers
Pour améliorer la rentabilité de vos dossiers en protection juridique, il faut d’abord la mesurer. Cela suppose de tenir un suivi du temps réellement passé sur chaque étape de chaque type de dossier, en incluant le temps administratif, et de le comparer au montant effectivement réglé par l’assureur.
Ce calcul est souvent révélateur. Certains dossiers apparemment modestes en termes d’honoraires sont en réalité bien traités parce qu’ils sont simples et linéaires. D’autres, mieux rémunérés sur le papier, s’avèrent déficitaires en raison d’une complexité non anticipée ou d’une gestion administrative lourde.
Cette analyse vous permet d’identifier les profils de dossiers qui sont rentables pour votre cabinet et ceux qui consomment trop de ressources par rapport à ce qu’ils rapportent. C’est une information utile pour décider quels mandats accepter à l’avenir et dans quelles conditions.
Si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas vous priver de ces dossiers, vous pouvez aussi travailler sur les coûts de votre cabinet, pour les faire diminuer et améliorer la rentabilité. Faire des économies sur les locaux, les prestataires, etc. – à confort de travail équivalent bien sûr – est aussi un levier de rentabilité.
La relation avec le client en protection juridique
Un point souvent douloureux pour les avocats qui travaillent avec des assureurs de protection juridique : le client dont les frais sont pris en charge par son assureur n’est pas moins exigeant qu’un autre. Il peut même l’être davantage, précisément parce qu’il ne paie pas directement. La relation client demande donc le même soin que sur un dossier classique, avec en plus la nécessité d’expliquer les contraintes imposées par l’assureur. Tout en gardant à l’esprit que le client est aussi le client de l’assureur, lequel a mandaté l’avocat, lui adresse parfois un important volume de dossiers. De sorte que l’avocat aura à coeur de ne pas “déplaire” au client, histoire qu’il ne dénigre pas l’avocat auprès de l’assureur…
Pour éviter tout malentendu, coûteux ultérieurement en termes de temps et d’énergie, expliquez à votre client dès le départ ce que couvre son assurance et ce qu’elle ne couvre pas. Précisez les délais de prise en charge pour qu’il ne s’impatiente pas. Expliciter votre méthode de travail afin qu’il n’ait pas d’attentes déraisonnables sur la teneur de votre mission.
Vous préviendrez ainsi la plupart des incompréhensions et des tensions qui surviennent en cours de mission sur ces dossiers.
Ce qu’AppliCab apporte sur ces dossiers
AppliCab centralise dans un seul outil toutes les informations du dossier, les échanges avec le client et le suivi du temps passé. Sur des dossiers de protection juridique, cette centralisation est particulièrement utile : elle permet de retrouver en quelques secondes l’historique des échanges avec l’assureur, le client, les documents envoyés, les documents reçus vs ceux demandés et les validations obtenues, sans fouiller plusieurs boîtes mail ou plusieurs dossiers physiques.
Le suivi du temps passé par étape et par dossier vous donne la visibilité nécessaire pour piloter la rentabilité de ces missions et alimenter vos négociations futures avec les compagnies grâce à des données précises. L’espace client permet à votre client de suivre l’avancement de son dossier en ligne 24/7, de manière parfaitement autonome et de vous transmettre les pièces nécessaires sans multiplier les caux d’échanges, ce qui réduit le temps que vous consacrez à des tâches d’information et de coordination qui n’ont pas de valeur juridique.
Conclusion
Les dossiers de protection juridique ne seront jamais les plus rentables de votre portefeuille. Mais avec une organisation adaptée, ils peuvent être traités de façon à ne pas peser sur l’équilibre de votre cabinet. Négocier les conditions lorsque cela est possible, rationaliser la gestion administrative, mesurer le temps passé et maintenir une relation client claire avec votre client et son assureur : ce sont les quatre leviers à votre disposition. Ils ne suppriment pas les contraintes inhérentes à ces dossiers, mais ils vous permettent de les maîtriser.
