Bien organiser son cabinet, c’est
✅ Choisir les outils essentiels pour structurer votre quotidien (sans vous ruiner)
✅ Automatiser les tâches répétitives (pour gagner des heures)
✅ Créer des process simples à mettre en place (même si vous n’êtes pas « tech »)
✅ Adopter un bon mix entre tradition et innovation (parce qu’on ne jette pas tout !).
C’est aussi avoir conscience que ce travail d’organisation est un véritable travail, qui doit être mené avec discipline et engagement. Mais, pas d’angoisse, c’est aussi un travail passionnant, des défis à relever et, au final, de belles satisfactions, de nouvelles compétences, des modalités d’exercice plus fluide, du temps gagné.
Pour vous accompagner sur ce chemin passionnant, nous vous proposons :
- un panorama des outils incontournables;
- une revue des erreurs à éviter pour mener son projet à bien.
Les 10 outils incontournables du cabinet d’avocat
Pour pouvoir travailler confortablement, un avocat a besoin d’outils, de fonctionnalités qui lui permettent de gérer non seulement ses dossiers; mais aussi son cabinet. Nous allons détailler les 10 outils qui nous semblent indispensables. Naturellement, au moment du choix, chacun devra s’interroger sur l’identité du prestataire qu’il choisit, les conditions de stockage des données, la cybersécurité. Les marques citées, les prix, sont données le sont à titre indicatif, comme des repères pour s’y trouver un peu plus facilement dans la jungle des solutions disponibles.
D’une manière générale, si vous avez envie de créer un cabinet “nomade”, à tout le moins, de pouvoir travailler sans être forcément, physiquement dans vos locaux professionnels, préférez les applications aux logiciels. Les logiciels sont installés sur un poste informatique en particulier, ils ne sont donc disponibles que sur ce poste. Les applications dites Saas “Software as a service” sont disponibles via Internet donc accessibles où que vous soyez avec vos interlocuteurs et mots de passe.
Ces solutions auront aussi la faveur des utilisateurs des équipements Apple puisque la grande majorité des logiciels ne tournent que sur PC.
Privilégiez également les outils dont les tarifs sont affichés en ligne, vous aurez la certitude que le prix ne sera pas fixé selon le talent du commercial et/ou votre capacité à négocier.
Enfin, optez autant que possible pour des outils “ouverts”, ceux qui peuvent se connecter à vos autres outils pour éviter, par exemple, de créer 3 ou 4 fois la même fiche client…
L’agenda
La base de l’organisation du cabinet d’avocat. Il peut être “papier” : joliment vintage mais difficile à partager et à connecter avec les autres outils : RPVA, boite mail, etc.
Un outil en ligne présente la même capacité d’être consulté “de partout” sans risquer d’être perdu 🙂 Il pourra recenser les événements pro, perso, recueillir les informations provenant de multiples sources : AppliCab évidemment, Doctolib, emails, etc.
L’agenda pourra aussi être partagé avec les membres de l’équipe et synchronisé avec d’autres outils, comme Calendly par exemple.
On le choisira pour son ergonomie, sa facilité d’utilisation, son caractère “ouvert” sur le monde extérieur 🌐, sa compatibilité avec ses différents terminaux : poste fixe, tablette, smartphone.
A la fonctionnalité de base, s’ajoutent souvent :
- un système de rappels,
- un to-do list,
- un outil de visioconférence,
- de prise de rendez-vous, etc.
Google et Microsoft proposent des agendas qui répondent plutôt bien à ces exigences. il faudra toutefois prêter attention aux conditions générales d’utilisation, spécialement en ce qui concerne le traitement des informations confiées à ces prestataires dont les sièges sociaux sont hors UE.
L’outil de facturation/comptabilité
C’est pas le tout de remplir son agenda de choses à faire, encore faut-il les facturer.
Il existe sur le marché des dizaines d’outils de facturation, dédiés ou non aux avocats, avec des abonnements qui vont de quelques euros à quelques centaines d’euros par mois.
Les bons critères pour choisir son outil de facturation :
- La simplicité d’utilisation, si c’est une usine à gaz, passez votre chemin, l’outil doit être tellement facile à utiliser que vous aurez extrêmement envie de facturer, tout le temps, partout. Si la seule idée de vous connecter à votre outil de facturation vous rebute, changez-en ! Le chemin entre votre travail et vos honoraires ne doit être semé d’aucune embûche.
- La facturation électronique : elle s’appliquera en 2 aux cabinets d’avocats :
- 1er septembre 2026 : réception des factures des fournisseurs par voie électronique “e-reporting”;
- 1er septembre 2027 émission des factures du cabinet par voie électronique “e-invoicing”.
L’envoi et la réception des factures se feront via des plateformes agréées. Le CNB prépare un tableau comparatif des éditeurs et des plateformes agréées. Assurez-vous que votre outil de facturation / comptabilité soit “à jour” de ces obligations.
- Le rapprochement bancaire : cette fonctionnalité permet de rattacher automatiquement les factures émises aux paiements reçus, un gain de temps et/ou de main-d’œuvre, la possibilité de relancer régulièrement et de préserver sa trésorerie;
- L’accès pour l’expert-comptable : plutôt que de transmettre des documents, des informations à son expert-comptable ; mieux vaut lui donner un accès direct à ces documents, ces informations.
A côté des logiciels destinés aux avocats, on trouve des applications grand public dont les tarifs varient entre 0 et 22 € HT/moi chez Indy (pour les E.I.); de 14 à 79 € chez Pennylane (pour les indépendants) avec une formule à 24 € HT/mois tout à fait adapté pour les cabinets d’avocats : Pennylane a la particularité d’être un outil ouvert aux autres 🙂…
Les outils de paiement
Le CNB a créé “Télépaiement”, disponible depuis le site consultation.avcoat.fr. Cette solution permet d’adresser un lien de paiement à son client. Très pratique pour les clients qui auraient oublié leur chéquier ou n’arriveraient pas à enregistrer le RIB du cabinet…
Le système TAPTOPAY permet de transformer son smartphone en TPE, idéal pour recevoir des règlements occasionnels par CB. Pour un usage plus régulier du règlement par carte bancaire, il peut être intéressant de se rapprocher de la banque du cabinet et de négocier les conditions financières.
La documentation
Indispensables, mais à quel prix ! Avant de choisir son prestataire, il faut bien cerner ses besoins réels, comparer les prix et les fonctionnalités, les durées d’engagement, ne pas hésiter à négocier.
Côté tarifs, Lexbase, par exemple, propose 2 formules d’abonnement : 730 € HT/an ou 1.500 € HT/an. Certains barreaux ont également négocié des tarifs préférentiels pour leurs membres.
L’IA pour les avocats
On ne va pas faire l’autruche, l’IA est là, alors autant en tirer le meilleur parti. D’autant que pour un avocat, l’IA peut faire beaucoup de choses.
Il se crée tous les jours – ou presque – de nouveaux outils dopés à l’IA. La bonne démarche consisterait donc à se former, sur des IA généralistes pour bien comprendre le fonctionnement des IA génératives et être ensuite capable d’apprécier les apports des IA spécialisées par rapport à leur coût.
Côté tarifs : HAÏKU est à 95 € HT/mois, 912 € HT/an;
Ordalie propose une version gratuite et une version “PRO” à 69 € HT/mois
La prise de rendez-vous / les notes de rendez-vous
Calendly a changé ma vie ! Je synchronise mon agenda avec mon Calendly, j’adresse ensuite le lien vers ledit Calendly à mon interlocuteur et il peut réserver un créneau dans mes plages de disponibilités. Je reste disponible sans plus jamais être dérangée et fini les séries de mails pour tenter de trouver un créneau commun !
D’autres éditeurs proposent ce type de fonctionnalités : Bookings (Microsoft), MeetLaw (SEPTEO), Visio-avocats, etc…
Le CNB propose Consultations Avocat – Site officiel de la profession, idéal pour inviter ses prospects à réserver et à pré-payer un 1er rendez-vous.
Pour renvoyer les prospects/clients vers ces outils de prise de rendez-vous, je vous recommande de vous créer des messages type que vous pourrez ensuite leur adresser, sans effort, par mail ou via votre smartphone si vous avez été contacté par SMS, WhatsApp, Linkedin, etc.
Il existe également des “agents” qui peuvent enregistrer vos rendez-vous et vous restituer,
- un compte-rendu automatique de la réunion ;
- la to-do list,
- une transcription intégrale des échanges.
Côté tarifs : SEMBLY a une version gratuite, l’abonnement annuel revient à moins de 10€/mois.
La reconnaissance vocale
Les avocats aiment parler, voire s’écouter parler 😂, un talent qui peut faire gagner du temps en adoptant une solution de reconnaissance vocale, parce qu’on parle 3 fois plus vite que l’on tape !
Le Cloud
C’est un espace virtuel de stockage des fichiers du cabinet. A la différence d’un disque dur ou d’un serveur, vous pouvez accéder aux fichiers stockés sur un Cloud où que vous soyez dans le monde, pourvu que vous ayez accès à internet.
Les bons critères pour choisir son Cloud :
- un Cloud souverain, c’est-à-dire dont les serveurs sont physiquement implantés dans l’Union européenne;
- une sécurité adaptée à la sensibilité des données traitées;
- la facilité d’utilisation et la compatibilité avec vos autres outils.
Le CNB propose “e-drive”, OVH propose également des services de Cloud.
Prenez le temps de lire les conditions générales, de comparer les prix et de tester la solution proposée avant d’y enregistrer toute la mémoire de votre cabinet.
Côté tarifs : DROPBOX coûte quelques dizaines d’euros par mois.
Noter son temps
Indispensable, même si on ne facture pas “à l’heure”. Il est impératif de connaître le temps que l’on passe sur chacune de ses tâches, pour calibrer ses forfaits, décider de déléguer, de recruter, etc.
Comme ce n’est pas une activité très réjouissante, autant la réaliser avec une solution qui se montre attentive à l’expérience utilisateur.
Côté tarifs : TOGGL propose une version gratuite qui peut se révéler suffisante; Clockify également,
Time Insights est inclus dans l’Agenda Google;
Suivi des dossiers, relation client
Bien sûr AppliCab ! La seule application pour avocats dans lesquels vos process ont déjà été découpés, étape par étape, ce qui rend leur suivi extrêmement facile. Ce découpage permet aussi de ternir vos clients informés en temps réel de l’avancement de leur dossier.
L’appli permet aussi d’échanger avec son client des messages et des fichiers de manière totalement sécurisée, dossier par dossier. La traçabilité des échanges est parfaite, quels que soient la durée du dossier et le nombre des interlocuteurs.
Côté tarifs : 59 €HT/mois, sans engagement de durée.
Les erreurs à éviter quand on faire évoluer l’organisation de son cabinet d’avocat
Ne pas y consacrer suffisamment de temps
Faire évoluer son quotidien professionnel pour gagner du temps suppose d’y consacrer du temps, de l’énergie et de l’argent. C’est le côté le moins glamour du projet.
Quand on voit des cabinets qui innovent, on ne voit que l’innovation aboutie, qu’elle soit en termes de services ou d’outils, on ne voit pas les heures, les jours passés à y réfléchir, à tester, à se tromper, à recommencer.
Il ne faut donc pas négliger la partie immergée du projet. En être conscient, la prendre en compte, c’est se donner de vraies chances de réussir. L’idéal serait de consacrer chaque semaine, par exemple, 1 h à ce sujet ou 2 x 30’. Mieux vaut prévoir “petit” mais “régulier” plutôt que d’imaginer tout révolutionner pendant les fêtes de fin d’année par exemple ou ses congés d’été.
D’abord, les vacances, c’est fait pour se reposer; ensuite, il n’est pas question de fomenter une révolution, mais plutôt d’investir vers des évolutions.
Renoncer face aux difficulté
Aucune évolution, aucun changement ne s’opère sans difficulté. Mêmes les plus opérateurs rencontrent des difficultés lorsqu’ils mettent à jour leurs systèmes d’exploitation. Pourtant, ils n’arrêtent pas de mettre à jour leurs outils. Inspirons-nous donc de ces exemples !
L’une des difficultés, c’est le coût de l’apprentissage. Apprendre quelque chose de nouveau, c’est coûteux en énergie. Notre cerveau le sait si bien que, parfois, il nous suggère de ne pas même essayer d’acquérir de nouvelles compétences. On parle de l’anxiété d’apprentissage.
C’est donc un phénomène identifié et partagé par beaucoup d’humains. La solution ? Le “petit à petit”. Il y a plusieurs années, j’ai eu envie d’utiliser CANVA. Je voyais des designs incroyables postés par des confrères sur Linkedin et j’avais très envie d’en réaliser également. J’ai donc pris un abonnement à CANVA et … j’ai arrêté de l’utiliser après un ou deux essais pathétiques. Plusieurs mois après, vexée de mon échec et motivée par le caractère annuel de l’abonnement, je suis retournée sur CANVA et j’ai commencé à bidouiller avec. Je ne dis pas que mes premiers designs étaient remarquables, ni que je sois devenue experte de CANVA, mais maintenant, je prends plaisir à l’utiliser et je continue d’en découvrir progressivement les fonctionnalités, qui ne cessent d’ailleurs d’évoluer…
J’en ai tiré une leçon : si je ne comprends pas du 1er coup, ce n’est pas grave. J’ai besoin de plusieurs tentatives, de tâtonner, pour appréhender les nouveautés. Maintenant, si après plusieurs honnêtes tentatives, je n’y arrive toujours pas, là, je laisse tomber… ça a été le cas avec NOTION 🙂 Je lui préfère TRELLO.
S’engager trop vite
C’est pourtant ce que j’ai fait avec CANVA 🙂 et finalement, je ne l’ai pas regretté. J’ai eu de la chance et l’abonnement n’est pas excessivement cher. Mais, lorsque les sommes en jeu sont élevées, mieux vaut jouer la prudence. C’est-à-dire, prendre le temps de tester l’outil soi-même pour s’assurer de sa pertinence pour son cabinet, de notre propre capacité à le prendre en main, tous les outils ne conviennent pas à tout le monde, les besoins peuvent être différents, mais aussi les fonctionnements “cérébraux”. Le mien ne parvient pas à appréhender NOTION alors qu’il s’accommode tout à fait bien de TRELLO.
Mieux vaut donc privilégier des solutions qui proposent des périodes de test, des durées d’engagements raisonnables (jusqu’à 3 mois par exemple) plutôt que de payer pendant 5 ans un abonnement à un outil que l’on n’utilise pas ou si peu. C’est frustrant, décourageant.
Commencer par les outils plutôt que par les besoins
Un cabinet n’a pas besoin d’outils, mais il a des besoins que les outils peuvent satisfaire. Si j’émets 4 factures par an, inutile d’engager un DAF à temps plein ! Si j’ai 5 “gros” clients, je n’ai pas forcément besoin d’un CRM pour multinationale. Bref, identifier ses besoins permettra d’identifier les bons outils et de calibrer les investissements.
Ce que l’on entend souvent des avocats :
- besoin de centraliser les informations relatives à chacun des dossiers pour s’épargner la collecte des données éparses ;
- besoin de gagner du temps sur les tâches à faible plus-value : la frappe au clavier, ,le suivi des règlements, les relances ;
- besoin de répondre aux attentes des clients (compréhension, suivi, etc.) sans se transformer en perroquet proche du burn-out.
Et puis, il y a des spécificités :
- les cabinets qui traitent des centaines de dossiers contentieux ;
- ceux qui travaillent dans plusieurs langues;
- ceux qui assurent 25 réunions d’expertise et 14 audiences / semaine;
- ceux qui veulent travailler en 100%, etc., etc.
Le chemin vers l’évolution passe donc par la case “état des lieux des besoins”, qu’est-ce que j’aimerais changer. Et, une fois la liste établie, qu’est-ce qui est prioritaire. On peut raisonnablement imaginer que ce qui est prioritaire, c’est ce qui est actuellement le plus pénible.
Être conformiste
Vouloir faire comme les autres cabinets. Stretch, Strat & Steve sont sur BALEN, depuis des lustres et ça marche très bien, je vais donc m’abonner à BALEN, je prends pas de risque. Si, précisément, c’est un gros risque. A quels besoins répond BALEN ? A quelle taille de cabinets convient cet outil (imaginaire) ? Pour quels types de dossiers ? De clientèle ? Bien sûr qu’il est intéressant de recueillir des avis objectifs sur les solutions proposées, mais sans perdre de vue ses propres besoins.
Les cabinets d’avocats ne sont pas non plus obligés de choisir des fournisseurs qui proposent des outils “marketés” pour les avocats. Des outils ”grand public” peuvent parfaitement convenir et ils sont généralement moins chers. L’argument de la protection des données et/ou de la sécurité ne doit pas décourager d’aller chercher hors du sérail les outils dont on a vraiment besoin, au juste prix et qui présentent les mêmes garanties.
