Le principe de fonctionnement d’AppliCab Avocats c’est d’avoir modélisé des process et des procédures étape par étape. On a commencé par du judiciaire, on a continué avec les modes alternatifs (médiation, négociation, divorce par consentement mutuel, pour intégrer enfin le juridique : conseil, consultation, rédaction de CGV, constitution de société, approbation des comptes, etc. Et, en plus des 35 process proposés, chaque avocat peut créer ses process et listes d’étapes.
Grâce à cela, à chaque fois qu’un avocat utilisateur ouvre un dossier, il choisit la liste type d’étapes qui correspond au dossier : procédure en demande devant le Tribunal judiciaire, procédure en défense devant le Tribunal de commerce, élections du CSE, médiation, etc. L’application va alors afficher la liste des tâches à accomplir, et cette liste est souvent longue… Elle démarre toujours avec les étapes de l’entrée en relation avec le client : l’envoi du devis et de la convention d’honoraires à signer, le retour de ladite convention d’honoraires signée, la facturation d’une provision, le règlement de cette provision, le recueil des pièces, etc.
Pour les process judiciaires, la liste des étapes se poursuit ensuite avec des diligences plus spécifiques.
Si, par exemple, vous avez choisi la procédure devant le tribunal judiciaire – en demande, l’outil va insérer dans la to-do list du dossier toutes les étapes autour de l’assignation. Vous trouverez ainsi une étape 🚩 « rédaction du projet d’assignation et transmission client », une étape 🚩 « prendre une date d’audience », une étape 🚩 « validation de l’assignation », une étape 🚩 « envoi de l’assignation à l’huissier », etc. Si, en revanche, vous choisissez la procédure devant le T.J. « en défense », l’outil vous proposera les étapes autour de la constitution 😊
En judiciaire, les to-do lists se terminent par les étapes qui suivent le prononcé de la décision et incluent les diligences de notification/signification, la demande et l’obtention du certificat de mon-appel, de mon-pourvoi (si vous avez choisi une procédure d’appel), les étapes de l’exécution (demande amiable, transmission à l’huissier pour exécution forcée, etc.), les étapes liées aux mouvements de fonds sur le compte CARPA (ouverture du compte, transmission du RIB, autorisation de prélèvement, etc.) jusqu’à la possibilité d’adresser un questionnaire de satisfaction à son client avant de clôturer le dossier.
Pour le juridique, l’avocat utilisateur retrouvera toutes les tâches qu’il doit accomplir pour répondre au besoin de son client. S’il s’agit de constituer une société : identité des futurs associés, répartition du capital social, v1 des statuts, annexes, formalités d’enregistrement, de publication, etc. S’il s’agit d’accompagner son client dans une médiation : convention de médiation, provision, propositions de date pour une réunion, projet d’accord, etc. tout est décomposé pour simplifier la tâche de l’avocat, le suivi du dossier par l’avocat et son client.
Et comme nous savons bien que les dossiers se déroulent rarement de manière tout à fait standard, nous avons prévu la possibilité :
✅ d’ajouter une nouvelle étape à n’importe quel endroit du process : par exemple, si je dois envoyer mon projet d’assignation à mon confrère adverse avant de la faire délivrer, si je dois prévoir des formalités particulières après le délibéré, j’ajoute l’étape idoine avant l’envoi de l’assignation à l’huissier ou après l’étape « commentaire et envoi de la décision »,
⛔ de supprimer les étapes qui seraient inutiles : si le dossier est gagné, vous n’aurez pas besoin de l’étape qui consiste à demander à votre client les condamnations mises à sa charge ,
✍️ de renommer les étapes : dans l’hypothèse où vous avez plusieurs adversaires, vous pourrez renommer les étapes et indiquer par exemple « réception des conclusions de X », « réception des conclusions de Y »,
📃 de modifier l’ordre des étapes pour s’adapter au mieux au déroulement réel du dossier,
🚫 de masquer des étapes : ces étapes resteront dans votre to-do list mais n’apparaîtront plus côté client.
Car, la liste des étapes est, dès l’ouverture du dossier, partagée avec votre client 🧐. Ce partage, via l’espace client – lui permet de réaliser immédiatement 💡 la quantité de diligences que vous allez devoir accomplir pour mener son dossier à son terme. Cette information a une vertu pédagogique : elle rend l’honoraire de l’avocat acceptable 👍. Elle permet aussi aux clients de comprendre pourquoi une procédure judiciaire prend autant de temps et de réaliser sa complexité, et donc la plus-value qu’apporte l’expertise d’un avocat 👍.