Après de longs mois passés entre audiences, rendez-vous, mails, transports, etc., etc., les vacances sont une perspective salutaire : une pause, enfin ! Mais c’est aussi une source d’inquiétude pour les avocats qui exercent en individuel : si je ne travaille pas, je ne facture pas. Un confère m’a même confié récemment hésiter à prendre des congés car il vient de s’installer récemment.
Idéalement on aimerait pouvoir partir en vacances – ce qui suppose qu’on a suffisamment bien gagné sa vie pour s’arrêter, s’offrir un séjour à la mer ou ailleurs… Et partir le cœur léger, sans s’inquiéter du devenir de son cabinet, histoire de réellement décrocher, se reposer.
Mais voici la quadrature du cercle, si je ne suis pas à la manœuvre, qui répond aux demandes de mes clients ? Comment j’encaisse mes honoraires ? Comment je continue à développer mon activité ? Voire à rentrer de nouveaux dossiers ?
Répondre à ses clients
Pour vraiment décrocher de son cabinet et tirer le meilleur profit de ses vacances, il faudrait pouvoir limiter autant que possible les « points de contact » avec son activité professionnelle, ce qui suppose de lâcher la boite mail et le téléphone…
Mails il est difficile de « lâcher » ses clients, de ne pas répondre à leurs sollicitations, reflet de leurs inquiétudes, voire de leurs angoisses. Tentons quand même de les limiter.
- Cet été
Programmer un rendez-vous téléphonique avec les clients dont les dossiers sont en phase « aigüe » ; pourparlers en cours, début d’une procédure, etc. Ce rendez-vous sera l’occasion de bien (ré)expliquer les échéances, les étapes, de rassurer. Ce sera aussi le moment d’expliquer d’une part que votre départ en congé ne pénalise pas leurs intérêts, d’autre part que les confrères prennent aussi des vacances, même les plus coriaces 😊.
Et pour faciliter la prise de rendez-vous vous pouvez utiliser des outils comme Calendly, Bookings ou MeetLaw.
Vous pouvez aussi tester le legal design en proposant aux clients des visuels pour les aider à appréhender le déroulement du dossier, placer des jalons dans le temps. Canva permet de se lancer facilement dans l’aventure ⛵️.
- Et ceux d’après
Pour anticiper sur les vacances des mois et des années à venir, on s’équipe petit à petit d’outils collaboratifs. Des solutions qui permettent de partager, en temps réel, le suivi du dossier avec son client, Trello ou Notion par exemple.
Et évidemment, ApplICab Avocats qui est le seul outil à disposer d’un espace client à 360 degrés : étapes et statut, calendrier, documents, messagerie.
Encaisser des honoraires
- Cet été
Impossible de réceptionner, endosser et encaisser des chèques quand on n’est plus à son cabinet, ce qui est évidemment pénalisant pour sa trésorerie. Il faut donc imaginer des alternatives : le virement, il suffit de préciser dans le mail d’envoi de la facture
« Chère Madame, Chère Monsieur,
Je vous invite à trouver en annexe la facture de mon cabinet.
Je vous remercie bien vivement par avance de son règlement, par virement bancaire, au crédit du compte dont le RIB figure également en annexe.
Bien cordialement. »
Autre option, plus « tech », utiliser Stripe qui permet d’envoyer des liens de paiement à son débiteur qui pourra alors régler par CB via Stripe. Il y a bien sûr une commission prélevée par cet intermédiaire mais mieux vaut payer une commission d’encaissement que des agios sur un découvert
- Et ceux d’après
Pour être assuré.e (ou presque) de percevoir des honoraires tout au long de l’année, il faut imaginer des mécanismes de facturation décorrélés des diligences. Je m’explique, si je ne facture que la rédaction des conclusions ou mon temps passé, je ne facture pas quand je ne rédige pas ou ne produit pas. Or, je continue à suivre – même de loin- les dossiers. Pourquoi dans ce cas ne pas réfléchir à une facturation du suivi ?
Par exemple, un forfait semestriel ou annuel par dossier « en stock », en complément de la facture des diligences (rédaction d’acte, audiences, réunion d’expertise, etc.) ou en lieu et place du taux horaire.
Bref, créer de nouvelles offres pour lisser ses revenus professionnels tout au long de l’année. Vous trouverez des idées dans cet article « Bien facturer en toute sérénité ».
Développer son cabinet
- Cet été
Les vacances c’est aussi l’occasion d’étoffer son réseau pro. Bien sûr, autour du barbecue on n’a pas forcément envie de se lancer dans l’exégèse d’un arrêt de cassation. Mais c’est un bon moment pour échanger sur son activité et surtout s’intéresser à celles des autres, pour y détecter pourquoi pas des synergies, des nouveaux marchés, ou encore de futures relations plus durables, potentiels prescripteurs.
- Et ceux d’après
Les réseaux sociaux sont un bon moyen de faire connaître son activité. Cela suppose une préparation en amont : définir sa cible, ses offres, son ton, son identité visuelle. C’est donc sans doute un peu compliqué à organiser en quelques semaines seulement mais c’est tout à fait faisable en quelques mois.
Ensuite, on rédige en avance ses posts pour la période des vacances (1 ou 2 par semaine) et 🪄 on programme leur publication sur tous ses réseaux sociaux aux dates et heures choisies via des outils comme Hootsuit ou Publer.
Signer de nouveaux clients
- Cet été
C’est évidemment un challenge ! Mais ce ne sera ni le premier, ni le dernier 😊
Alors, avant de partir, on met en place un système de prise de rendez-vous en ligne qui permet de vendre des consultations prépayées par exemple. Le schéma est le suivant :
- Un prospect vous contacte pour une consultation
- Vous l’invitez à réserver en ligne un rendez-vous pré-payé
- Vous programmez le rendez-vous à votre retour de congés et le tour est joué.
Pour aller plus loin sur ce mécanisme, je vous suggère de vous reporter à l’article « Facturer ou pas le 1er RDV ».
- Et ceux d’après
Avec un peu d’organisation et d’anticipation on peut imaginer
- Envoyer son devis à un prospect,
- Faire signer en ligne la convention d’honoraires,
- Solliciter une provision.
Pour le devis, je crée un modèle dans CANVA que j’adapte ensuite au cas par cas 🎨
Pour la signature en ligne, je passe par le CNB 🖋,
Et pour le paiement, STRIPE ou l’envoi d’un RIB 💶.
Et le tour est joué !
Il ne vous reste plus qu’à vous reposer, faire ce que vous aimez, consacrer du temps à ceux que vous aimez, l’esprit libre…