Être débordé, c’est le quotidien de la grande majorité des avocats, qu’ils exercent seuls ou dans un cabinet, quelle que soit la matière dans laquelle ils interviennent : droit de la famille, droit du travail, droit fiscal, etc. Et les clients en ont conscience, qu’ils compatissent ou s’en plaignent…
Être tout le temps débordé, c’est subir un stress permanent, ne jamais avoir assez de temps pour bien faire son travail, avoir le sentiment de négliger ses clients, sa communication, son cabinet, ses collaborateurs, seproches, soi-même. Bref, c’est pas une vie et, à moyen ou long terme, c’est prendre le risque de mettre sa santé psychique et physique en danger. Aucun métier, fût-il une vocation, ne justifie d’en arriver là.
Alors, comment fait-on pour ne plus être débordé ? 💡
- Prioriser
- Reprendre la main sur son emploi du temps
- Dire « non »
- Déléguer
- Travailler à l’organisation de son cabinet
Prioriser 🚦
J’ai une liste sans fin de choses à faire : conclure dans le dossier DO, facturer le dossier RE, donner un RDV à Madame MI, relancer Monsieur FA, envoyer un devis à Madame SOL, préparer la réunion d’expertise du dossier LA, etc., etc.
Par quoi je commence ? Parfois, on est tellement débordé qu’on ne sait même plus par quoi commencer, tout semble urgent, je suis en retard sur tous mes dossiers. Pour en sortir, il faut adopter une méthode de tri, il y a plusieurs, en voici quelques-unes :
Le tableau urgent/important ✅☑️
Pour chacune des tâches que j’ai à accomplir, je me demande quel est son niveau d’urgence et d’importance, ensuite j’applique la règle :
| URGENT | PAS URGENT | |
| IMPORTANT | 🔴 A traiter en priorité | 🟡 A traiter ensuite |
| PAS IMPORTANT | 🔵 A déléguer | ⚫ A abandonner |
Dans notre exemple « facturer » et « relancer » sont des tâches urgentes mais pas importantes, je peux (dois) les déléguer.
La règle des 80/20 💯
20 % de notre activité génère 80 % du chiffre d’affaires.
Mieux vaut donc se concentrer sur ces 20 % et placer en tête de to-do list les actions les plus rémunératrices.
On arrête, par exemple, de ne pas faire payer le 1er rendez-vous.
L’ordre chronologique 🕑
Une évidence pour les avocats : traiter en priorité les dossiers qui « viennent » en premier. L’idée est d’examiner son agenda des 4 à 6 prochaines semaines, de lister les échéances (dates pour conclure, plaider, etc.) et d’en dresser la liste.
Cet exercice permet non seulement de programmer son travail ; mais aussi de vérifier si la charge de travail est tenable ou pas et, si elle ne l’est pas, de réfléchir à des solutions : demander des renvois, déléguer par exemple.
L’ordre alphabétique 🔠
Je sais, c’est absurde mais je me souviens de m’être sentie parfois tellement débordée que, plutôt que d’être tétanisée par mon incapacité à prioriser, je prenais les dossiers un par un, dans l’ordre alphabétique. Cette « méthode » me permettait d’avancer malgré toute l’anxiété que générait le fait d’être totalement débordée, elle est donc peu orthodoxe mais efficace !
Reprendre la main sur son emploi du temps 📆
Cette semaine, je dois rédiger une assignation, des conclusions de sursis à statuer, un dire, analyser un contrat de bail qui a l’air curieusement rédigé, assister à 3 événements « réseau », informer une demi-douzaine de clients sur le suivi de leurs dossiers, rédiger un article, un post pour les réseaux sociaux, facturer, régler des factures, etc. et répondre aux demandes courantes : prospects, confrères, experts, etc.
Pour ne pas me laisser submerger par le sentiment d’être débordée, je positionne chacune de ces tâches dans mon agenda de la semaine.
Par ex. :
- Lundi : je rédige l’assignation,
- Mardi matin : je m’attaque aux conclusions,
- Mardi après-midi : ce sera « info clients »,
- Mercredi matin : analyse du contrat,
- Mercredi après-midi : communication,
- Jeudi matin : facturation/relances/règlements,
- Jeudi après-midi : rédaction du dire,
- Vendredi : rendez-vous clients, appels confrères.
A priori tout tient dans la semaine, à condition :
- de conserver des créneaux libres pour absorber les imprévus : temps de rédaction plus long que prévu – on a souvent tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche –, demande urgente, etc.,
- de ne laisser rien ni personne me voler mon temps.
Dire « non » ⛔️
Refuser un dossier, décliner une invitation, une sollicitation n’est pas un exercice facile, mais c’est salutaire.
Il est aussi possible de se décommander :
« Cher Confrère,
J’avais accepté avec enthousiasme votre invitation à visiter vos nouveaux locaux. Je réalise toutefois que mon emploi du temps ne me le permet pas dans l’immédiat.
Auriez-vous la gentillesse de me proposer de nouvelles dates après les congés d’été ?
Vous en remerciant par avance,
Votre bien dévoué. »
Et voilà, 2 heures de récupérées (30’ de trajet aller, 1h sur place et 30’ de trajet retour) !
Déléguer 🤝
Quand on est débordé.e plus de 4 semaines d’affilée, c’est sans doute le moment de penser à déléguer. La délégation peut prendre plusieurs formes :
- Faire appel à un.e assistant.e freelance ou salarié.e,
- Sous-traiter / recruter un confrère.
Mais il faut garder à l’esprit que la délégation, ça se prépare, ça s’organise. Comme tout ce qui permet de se libérer du temps, il faut commencer par y consacrer du temps : écrire ses process, rédiger des modèles, prendre le temps de préciser ses attentes, s’assurer de ce qu’elles ont été entendues.
Travailler sur l’organisation de son cabinet 📚
Cela demande du temps mais ça vaut la peine.
Idéalement, il faudrait se ménager 2 heures par semaine pour travailler « sur » son cabinet. Aussi difficile qu’il soit à trouver, ce temps est indispensable pour réfléchir aux solutions à adopter pour en finir avec le manque de temps chronique.
Ce travail va consister à :
- comprendre où passe son temps, c’est-à-dire analyser ses feuilles de temps – que l’on tient scrupuleusement bien sûr 😊 Ce sera évidemment plus facile si on utilise un outil comme TOGGL par exemple ;
- repérer les activités chronophages et peu rémunératrices, ce qui permettra :
- de les éradiquer,
- ou, si c’est impossible, de les optimiser. C’est ici que l’on réfléchit à ses process.
Prenons l’exemple de la facturation :
- Où sont les informations de facturation (destinataire, montant, frais éventuels) ?
- Comment je suis l’édition des factures, leur envoi, leur règlement, les relances ?
- Comment se fait le lien entre ma facturation, mes encaissements et ma comptabilité ?
En réfléchissant à chacune de ces questions, on trouve assez vite des axes d’amélioration. On peut, par exemple, standardiser ses modalités de facturation (assignation en référé expertise = xx € HT), adopter un outil de facturation qui transmet les factures au client et « aspire » les données du compte bancaire du cabinet, ce qui permet d’identifier les factures réglées et celles qui ne le sont pas.
Ce travail prend du temps et il est très difficile de trouver du temps pour l’effectuer, mais c’est indispensable et rentable. Si je consacre 6 heures à mettre en place un process de facturation performant et que je le délègue, je ne consacrerai quasiment plus jamais de temps à ce sujet pendant les 10 ou 40 prochaines années, selon mon ancienneté dans la profession…
Et, plus je travaille « sur » mon cabinet, plus je gagne en expertise sur ce sujet 💪 Je trouverai donc de plus en plus de solutions pour enfin ne plus être tout le temps débordé.e 🎉