Avocat·e·s : Les clés pour une gestion efficace et sereine de son agenda

Dans le monde des avocats, le temps est une ressource précieuse. Les avocats, qu’ils interviennent en conseil ou en contentieux, jonglent sans cesse entre leurs multiples activités. Pour les avocats, une gestion du temps efficace n’est pas simplement un atout, elle est essentielle pour exercer durablement et garantir un service de qualité. Cet article propose des stratégies pratiques et des outils pour aider les avocats à gérer leur emploi du temps avec efficacité.

Organiser des plages de temps sans interruption

L’une des clés pour une gestion efficace du temps de l’avocat est de créer des plages horaires dédiées à des tâches spécifiques sans être dérangé. La capacité à se concentrer pleinement sur une tâche est souvent mise à mal par les interruptions fréquentes. Les avocats – soucieux de gérer leur temps – peuvent utilement s’inspirer de techniques telles que le « time blocking », qui consiste à réserver des créneaux de temps ininterrompus pour travailler sur des dossiers complexes ou urgents : rédiger des conclusions, la première version d’un projet de contrat, etc.

Durant ces périodes, il est essentiel de supprimer, à tout le moins de minimiser, les distractions en prévenant ses collaborateurs et/ou en utilisant des outils d’organisation du travail qui permettent de visualiser ces plages dans le calendrier. Cela offre un espace mental pour la réflexion et l’analyse approfondie, essentiels dans le domaine du droit, où le moindre détail peut faire la différence.

Il faudra également penser à mettre son smartphone en mode “silence” et à couper toutes les autres notifications. On ne veut pas être interrompu par un “bing” pour annoncer un e-mail auquel on pourra sans dommage répondre dans 1 heure ou 2. 

Attribuer un temps déterminé pour chaque tâche

Pour éviter la surcharge de travail, il est crucial de déterminer un temps précis pour chaque tâche. L’avocat peut estimer le temps nécessaire pour réviser un contrat, préparer une plaidoirie ou rédiger un acte juridique, et s’engager à respecter ce délai. Cette discipline permet à l’avocat de  gérer efficacement son temps en gardant le contrôle de son emploi du temps et de se concentrer sur l’essentiel.

Si l’on ne se fixe pas cet objectif de temps, on risque de déraper, de consacrer des journées entières à la rédaction d’un acte, parce qu’on est perfectionniste, parce qu’on a le gout du travail bien fait. Mais est-ce nécessaire ? Indispensable ? C’est un peu comme lorsque l’on passe un examen, on a un temps déterminé pour rendre un travail déterminé. Bien sûr, hors examen, on peut déborder un peu, mais seulement un peu.

Les avocats pourront aussi s’approprier la méthode Pomodoro. Cette technique simple mais redoutablement efficace consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, suivis de courtes pauses. Cela maximise l’efficacité et peut être particulièrement bénéfique dans les périodes de forte charge de travail, permettant ainsi de maintenir une productivité constante tout au long de la journée.

Prioriser les tâches pour une gestion efficace de son temps

Pour les avocats, il est fondamental de savoir distinguer l’urgent de l’important. La méthode de la matrice d’Eisenhower est un outil précieux pour cela. Elle aide à classer les tâches selon leur urgence et leur importance, ce qui permet de concentrer ses efforts sur les actions qui apportent le plus de valeur.

En priorisant correctement, on garantit que les efforts sont dirigés vers des activités ayant le plus grand impact sur les résultats. Cela réduit le stress et évite la fatigue décisionnelle, permettant aux avocats de consacrer leur énergie aux tâches qui nécessitent une attention particulière. Cette approche systématique de la priorisation aide à optimiser le temps consacré à chaque dossier et à chaque client et ainsi mieux gérer la charge de travail.

Cette méthode est aussi précieuse car elle permet d’identifier les tâches que l’avocat peut déléguer, voire même abandonner certaines tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes. Renoncer est aussi une manière de bien gérer son temps pour un avocat !

Utiliser des outils et des technologies pour optimiser la gestion du temps

La technologie offre aux avocats de nombreuses solutions pour améliorer l’efficacité dans la gestion du temps. Les applications de gestion des tâches, les calendriers numériques synchronisés et les outils de communication jouent un rôle essentiel pour une organisation fluide. Ces technologies aident les avocats à automatiser les tâches répétitives, à synchroniser le travail d’équipes et à suivre les échéances importantes, sans stress, sans être contraint de vérifier la même information à plusieurs reprises : les pièces ont-elles été communiquées ? Pour quelle date dois-je conclure dans ce dossier ?

L’adoption d’outils numériques comme Trello, Toggl track, Calendly ou Google Calendar peut simplifier considérablement la gestion quotidienne des tâches et le suivi des échéances. En outre, des logiciels de gestion documentaire assurent un accès rapide aux informations clés et une traçabilité optimale des actions entreprises. Ces technologies ne remplacent pas les compétences humaines, mais elles apportent un soutien précieux en améliorant l’efficacité et la réactivité des avocats.

AppliCab est une solution pensée pour faire gagner du temps aux avocats, tout en maximisant la satisfaction de leurs clients. Les to-do lists qui décomposent les process et les procédures étape par étape permettent de partager le suivi du dossier avec son client sans avoir rien d’autres à faire que de modifier le statut de l’étape : 2 clics suffisent. Les messages types permettent d’expliquer à son client ce que l’on fait pour lui : rédaction d’actes, formalités, exécution, etc. sans avoir à “réinventer la roue” plusieurs fois par jour. La rationalisation des échanges avec le client, qu’il s’agisse des pièces ou des messages, représente également un gain de temps considérable pour l’avocat : tout est identifiable, classé au bon endroit : pas de perte de temps et d’énergie.

Conclusion : Retrouver la maîtrise de son agenda

Comme pour d’autres professionnels libéraux, pour les avocats, la gestion du temps est une compétence cruciale pour tout avocat souhaitant offrir un service de qualité tout en préservant sa sérénité. Cette compétence s’acquiert, en se formant, en testant des outils, en échangeant avec ses confrères, etc. L’organisation des plages de temps sans interruption, l’attribution de délais pour chaque tâche, la priorisation systématique des actions et l’utilisation d’outils technologiques adaptés permettent de transformer radicalement la façon de travailler.

L’intégration de ces pratiques dans le quotidien professionnel des avocats leur permet de retrouver du temps pour l’analyse stratégique et la réflexion, tout en préservant une productivité élevée. Au-delà de l’utilisation d’outils spécifiques, c’est l’adoption de ces principes de gestion du temps qui garantit aux avocats une vie professionnelle plus équilibrée et plus sereine.