Parler d’argent n’est jamais simple, surtout pour nous, avocats. Pourtant, cette question est omniprésente dans notre pratique quotidienne. Nos clients nous consultent souvent pour des questions financières, et nous gérons constamment les aspects financiers de nos cabinets. Malgré cela, trop d’entre nous se retrouvent encore face à des honoraires impayés. Cela peut non seulement impacter notre trésorerie, mais aussi notre motivation et notre moral. Alors, comment changer de paradigme et être enfin à l’aise avec cette question cruciale ?
Il est essentiel de surmonter nos réticences et de nous affranchir de nos préventions vis-à-vis de l’argent. En tant qu’avocats, nous pouvons apprendre à parler d’honoraires en toute transparence et d’adopter des stratégies efficaces pour éviter les impayés. Cet article se propose de vous offrir des pistes concrètes pour gérer au mieux vos honoraires, depuis la prévention des impayés jusqu’à la gestion de leur recouvrement.
Défendre ses prix
Travailler sans être payé est non seulement frustrant, mais cela peut aussi mettre en péril la pérennité de votre cabinet. Pour éviter cette situation, il est primordial de fixer vos tarifs de manière réfléchie et documentée. Connaître vos coûts de fonctionnement — loyer, salaires, matériel, etc. — ainsi que le temps que vous passerez sur chaque dossier, vous permettra de déterminer des honoraires justes et en adéquation avec votre niveau d’expertise et de construire un cabinet rentable.
Il est également crucial de savoir dire non et de choisir ses clients avec discernement. Tous les clients ne sont pas bons à prendre, surtout s’ils montrent des signes de difficulté à payer dès le départ. Établissez des critères clairs pour accepter ou refuser un dossier, en tenant compte de la solvabilité du client, de la complexité du cas et de votre charge de travail actuelle. N’hésitez pas à orienter les clients potentiellement problématiques vers un confrère ou une consœur qui pourrait mieux répondre à leurs besoins.
Pour vous protéger davantage, il peut être utile de fractionner les paiements. Plutôt que de facturer à la fin de la mission, optez pour une facturation par étape. Cela vous permet de sécuriser vos revenus au fur et à mesure de l’avancement du dossier. Par exemple, vous pouvez demander une provision en début de mission, une seconde échéance à mi-parcours et le solde à la fin. Cette méthode a l’avantage de maintenir une relation client équilibrée et de réduire les risques financiers.
Et si en plus vous utilisez AppliCab votre client pourra suivre l’évolution de son dossier, il comprendra d’autant mieux ce que vous faites pour lui acceptera d’autant plus facilement de vous rémunérer pour cela.
Car une première étape pour éviter les honoraires impayés consiste à établir une communication claire et transparente dès le début de la relation avec le client. Une bonne communication permet de fixer les attentes et d’éviter les malentendus. Lors des premiers échanges, il est crucial d’aborder la question des honoraires de manière directe. Expliquez le coût de vos services, le mode de facturation et les modalités de paiement. Utilisez un langage simple et évitez le jargon juridique pour garantir que votre client comprend bien tous les aspects financiers de votre relation professionnelle. Vous pouvez proposer un devis, utiliser des schémas, des visuels pour bien faire comprendre ce qui est inclus dans votre proposition, ce qui est optionnel, etc.
Les utilisateurs d’AppliCab ont un avantage concurrentiel sur le sujet puisque leurs clients visualisent dès l’ouverture du dossier la liste des tâches que l’avocat va devoir accomplir.
Ensuite, accordez une attention particulière à la rédaction de votre lettre de missions. Je ne vous apprends pas qu’un contrat bien rédigé est une protection essentielle pour vous comme pour votre client. Assurez-vous que tous les détails relatifs aux honoraires y sont clairement mentionnés : tarif horaire ou forfaitaire, échéances de paiement, pénalités de retard, etc. Un contrat détaillé et précis réduit les risques de contestation et de non-paiement.
Naturellement, on n’oublie pas de faire signer la convention d’honoraires par le client, le CNB propose un outil super pratique pour cela.
Il est aussi recommandé de demander une provision avant de commencer le travail. Une provision permet d’engager le client financièrement et de sécuriser vos premières heures de travail. Cela montre aussi que vous êtes sérieux et que vous prenez les questions financières au sérieux. N’hésitez pas à le préciser dans votre convention d’honoraires pour éviter toute ambiguïté. Par exemple :
- ETAPE 1 : le client signe la convention d’honoraires.
- ETAPE 2 : il règle la demande de provisions.
- ETAPE 3 : l’avocat commence l’analyse du dossier, la rédaction convenue, etc.
Puis, au cours de la vie du dossier, on arrête de travailler lorsque le client ne règle pas les factures qui lui sont adressées. 2 raisons au moins à cela :
- Responsabiliser le client sur l’exécution de ses obligations contractuelles
- Ne pas permettre à sa dette de grossir, plus une dette est importante plus elle est difficile à recouvrer, on le voit bien dans nos dossiers…
Gestion efficace du recouvrement des honoraires
Une fois les bonnes pratiques mises en place pour éviter les impayés, il est tout aussi important de bien gérer le recouvrement des honoraires. L’utilisation d’outils de gestion peut considérablement faciliter cette tâche. Des logiciels spécialisés permettent de générer des factures, de suivre les paiements et d’envoyer des rappels automatiques. Ils vous aident à centraliser les informations et à gagner du temps, ce qui est essentiel pour une gestion efficace.
Le processus de relance et de suivi doit être rigoureux et systématique. Dès qu’un paiement est en retard, il est crucial de réagir rapidement. Envoyez un premier rappel courtois, en supposant qu’il s’agit d’un oubli. Si le paiement n’est toujours pas effectué, passez à des rappels plus formels, en précisant les conséquences d’un non-paiement (pénalités, suspension des diligences, etc.). La fermeté et la régularité des relances montrent à vos clients que vous prenez les questions de paiement au sérieux.
On peut, par exemple, systématiser le calendrier suivant :
- 1ère relance à 30 jours
- puis une relance systématique par semaine,
- à partir de 80 jours de retard : information de l’envoi prochain d’une mise en demeure qui sera suivie de la saisine du Bâtonnier,
- à 90 jours : envoi de la mise en demeure,
- à 105 jours ; saisine du Bâtonnier.
Ce process sera d’autant plus facile à utiliser que vous aurez créé des modèles :
- 1ère relance un peu soft : existe-t-il une difficulté particulière ?
- relances hebdomadaires standard,
- et des modèles pour les ultimes relances, mise en demeure, requête au Bâtonnier.
La création d’un process bien balisé et des modèles associés à chaque étape vous permettra aussi de déléguer aisément le recouvrement des honoraires.
Sinon, l’utilisation d’une adresse mail “comptabilité” permet aussi de dissocier l’avocat de l’entité en charge du recouvrement au cabinet, même s’ils ne font qu’un en réalité 🙂
En résumé, la gestion des honoraires est une composante essentielle de la pratique de l’avocat. Pour éviter les impayés, il est crucial d’établir une communication claire dès le début de la relation avec le client, de rédiger des contrats précis et détaillés, et de demander un acompte avant de commencer le travail. Une bonne gestion du recouvrement des honoraires passe par l’utilisation d’un outil de gestion adapté – comme celui qu’AppliCab est en train de concocter pour vous :), un processus de relance rigoureux ainsi que, si nécessaire, la saisine de son Bâtonnier.
Travailler sans être payé ne doit jamais être une option. Fixez vos tarifs de manière réfléchie, sachez dire non aux clients problématiques et fractionnez les paiements pour sécuriser vos revenus. En appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez non seulement améliorer la santé financière de votre cabinet, mais aussi renforcer votre sérénité et votre motivation.
Rappelez-vous que votre travail mérite une juste rémunération. Ne laissez pas les impayés miner votre moral et vos finances. En adoptant une approche proactive et rigoureuse dans la gestion de vos honoraires, vous vous assurez de travailler dans des conditions sereines et satisfaisantes.