Le bonheur d’être un “petit cabinet”
- Prendre soin de soi
Lorsque l’on exerce dans un cabinet individuel, on est l’unique outil de production de l’entreprise. Transposons cette situation à un autre domaine : imaginons une usine qui fabrique des plaids, des couvertures toutes douces pour les soirs d’hiver.
Les plaids sont fabriqués de A à Z par une machine incroyable qui sait tout faire : commander la matière première, négocier les prix d’achat, chercher de nouveaux débouchés pour les produits, coudre les plaids, les facturer, encaisser, relancer les impayés, accomplir les formalités, participer à des activités de formation continue, etc, etc.
Si une telle machine existait elle vaudrait très cher et elle serait chouchoutée par ses heureux propriétaires : mises à jour régulières, arrêts réguliers pour maintenance préventive et curative, surveillance continue pour s’assurer de l’intégrité de ses rouages subtils. Tout le personnel de l’usine serait aux petits soins pour ce formidable outil de travail.
Vous m’avez vue venir ? L’avocat individuel est cette super machine, qui sait tout faire et fait tout. Pour assurer la pérennité de son activité et sa bonne santé tout au long de sa carrière, il doit prendre soin de lui :
- nourriture, sommeil, évidemment,
- temps de travail raisonnable,
- niveau de stress inoffensif,
- charge mentale acceptable,
- santé mentale au beau fixe.
Si l’un de ces indicateurs est dans le rouge, c’est un signal d’alerte qu’il faut prendre au sérieux et traiter :
- Pour quelles raisons ce critère est-il “dans le rouge” ?
- Quelles actions immédiates je peux mettre en place pour rétablir l’équilibre ?
- Quelles décisions vont me permettre de me réajuster sur le long terme ?
Ignorer les signaux d’alerte, c’est s’exposer à un fonctionnement en mode dégradé, à des baisses de productivité, des pannes pour reprendre la métaphore technique et, à terme, à de graves soucis de santé.
Prendre soin de soi n’est pas un luxe, mais une priorité lorsque l’on est un avocat qui exerce à titre individuel.
- Construire une activité rentable
Concilier sa vocation d’avocat, de justicier, et les règles du capitalisme n’est pas chose aisée. Pourtant, nos cabinets, aussi petits soient-ils, sont des acteurs de l’économie de marché et doivent être rentables, sauf à mettre leur avenir – et celui de leurs fondateurs – en péril.
Être rentable, ce n’est pas une impression, c’est du concret, des chiffres et ça se calcule. L’avantage d’une petite structure, c’est qu’on peut la faire évoluer rapidement, en moins d’un an, on peut travailler très efficacement sur la rentabilité de son cabinet d’avocat https://applicab-avocats.com/la-rentabilite-du-cabinet-davocat/
Il ne s’agit pas de devenir expert en finances, mais juste de savoir aligner des chiffres et de savoir quels chiffres aligner. Schématiquement, cela se résume en 4 items :
- Quel est mon chiffre d’affaires idéal,
- Quel est mon coût horaire,
- Quelles sont mes missions habituelles,
- Combien dois-je les vendre pour être rentable ?
- Travailler au développement de son cabinet
Il y a 1000 et 1 façons d’aller chercher de nouveaux clients. L’atout des petites structures, c’est qu’il ne leur faut pas des centaines de clients pour tourner correctement. Quelques dizaines de clients fidèles, 10 – 20 nouveaux dossiers par an peuvent suffire à maintenir l’équilibre financier du cabinet.
À vous de fixer vos objectifs, en tenant compte de l’impératif de rentabilité évoqué plus haut, à vous de les décliner en actions pour les atteindre :
- Qui sont mes clients ?
- Où sont-ils ?
- Comment m’adresser à eux ?
- Quels sont les bons vecteurs pour les atteindre ?
Chaque modèle de développement est évidemment différent, mais, pour atteindre ses objectifs comme avocat il y a des constantes :
- Avoir des objectifs définis,
- Échafauder un plan d’action,
- Tester, mesurer les résultats et recommencer.
- Soigner la relation client
Plusieurs bonnes raisons pour cela :
- un client satisfait recommandera “son” avocat,
- un client serein entretient des relations apaisées avec son avocat,
- un client qui sait ce que son avocat attend de lui et comment ils vont travailler ensemble sera un véritable allié pour le bon déroulement de son dossier.
La relation avocat client est d’autant plus importante que le cabinet est petit, le client s’attend à avoir un lien direct avec l’avocat chargé de son dossier, à pouvoir lui parler, à être informé du suivi personnellement, etc.
Mais, côté avocat, il est difficile, quand on exerce seul, de répondre à ces attentes tout en produisant, en développant son cabinet, en surveillant sa rentabilité, en répondant aux multiples sollicitations, etc.
Il existe toutefois plusieurs pistes pour résoudre cette équation a priori insoluble :
- Diffuser auprès de ses clients une charte de communication : on y précise les modalités de communication, les horaires du cabinet, la fréquence des échanges, etc.
- Transmettre à ses clients des informations, beaucoup d’informations, le plus possible et, pour ne pas y passer trop de temps, standardiser cette communication. C’est exactement ce que nous avons fait dans AppliCab avec les modèles de messages rédigés en langage juridique clair qui font gagner un temps précieux à nos abonnés ;
- S’assurer que les informations transmises aux clients sont compréhensibles pour un non-juriste : les schémas, les mots du quotidien voire le legal design sont ici des outils précieux ;
- Plus généralement, offrir du confort à ses clients, pas simplement pour leur faire plaisir,mais aussi pour fluidifier la communication, la coopération et, par ricochet, gagner du temps et de l’énergie.
- Les bons outils
Pour coudre une tenue de soirée, je peux utiliser du fil et une aiguille ou une machine à coudre dernier cri. Bien sûr, l’apprentissage de l’usage de la machine va être coûteux en temps et en énergie, et la machine représente elle-même un investissement. Mais, si je passe 10 heures pour apprendre à l’utiliser et qu’ensuite, je gagne 2h pour la confection de chaque tenue, j’ai rentabilisé mon temps investi au bout de 5 tenues.
Idem pour le coût, la machine me coûte 1.000 €, mais elle me permet de produire plus vite, je vais donc amortir son prix d’achat en augmentant ma production, sans faire d’effort supplémentaire. Sauf l’apprentissage de ce nouvel outil, mais c’est très bon pour le cerveau d’apprendre de nouvelles techniques.
Le raisonnement est exactement le même pour tous les outils du cabinet :
- Quels outils peuvent me faire gagner du temps ?
- Quelles tâches pourraient être accomplies avec moins d’efforts, davantage de facilités ?
- Combien coûte tel ou tel outil ? Existe-t-il des outils équivalents moins chers ?
À l’exception d’AppliCab, qui est unique (smiley PTDR) les outils tech sont souvent interchangeables, c’est sans doute pourquoi les éditeurs proposent des solutions qui fonctionnent en vase clos, plutôt que des applications “ouvertes” compatibles avec vos outils existants.
Impossible d’évoquer les outils sans dire un mot de l’IA et de proposer des cas d’usage concrets.
L’équipe AppliCab est bien sûr à votre disposition pour échanger sur les sujets d’organisation de votre cabinet et vous faire découvrir AppliCab Avocats et toutes ses fonctionnalités !
