On a tous connu ça. Lundi 9h, vous ouvrez votre messagerie. Douze mails de clients qui veulent savoir où en est leur dossier, deux jeux de conclusions adverses arrivés vendredi soir à transmettre avec les bonnes explications, un projet d’assignation à renvoyer à un client qui ne l’a toujours pas validé, tandis que le délai de prescription expire dans quelques jours. Et entre-temps, le téléphone sonne. Encore un client. Encore la même question : « Où en est mon dossier ? » ; « Mon ex m’a dit ça en ramenant les enfants hier soir, que dois-je lui répondre ? »
À midi, vous n’avez toujours pas commencé à travailler sur le fond des dossiers. Vous avez expliqué pour la 32ème fois ce qu’est la mise en état, vous avez rassuré sur la demande d’article 700 qui n’est pas une condamnation, vous avez réécrit, avec plus ou moins d’inspiration et de patience, des messages que vous aviez déjà rédigés vingt fois. Vous êtes épuisé.e, affamé.e, découragé.e, la semaine va être longue…
C’est exactement là que les process changent la donne.
Qu’est-ce qu’un process, concrètement ?
Un process, c’est tout simplement une procédure découpée en étapes, chacune avec ses tâches à accomplir, ses échéances, son message-type associé pour informer le client. Ce n’est pas un concept abstrait réservé aux grandes structures qui ont une direction qualité — c’est un outil de praticien, conçu pour la réalité du quotidien d’un cabinet d’avocats.
Quand on traite plusieurs fois le même type de dossier — un divorce par consentement mutuel, une procédure en responsabilité devant le tribunal de commerce ou le tribunal des activités économiques, une médiation, un contentieux prud’homal — on accomplit toujours plus ou moins les mêmes diligences, dans le même ordre. Écrire le process une seule fois, c’est se libérer du temps pour chaque futur dossier. C’est le principe même des to-do lists pré-établies d’AppliCab, conçues étape par étape pour chaque type de procédure.
Pourquoi on perd du temps sans process
Sans process formalisé, voici ce qui se passe :
On réinvente la roue à chaque dossier. À chaque envoi de projet d’assignation, il faut réexpliquer au client ce qu’est une assignation, le rôle du commissaire de justice, la mise en état qui suivra, la possibilité que la partie adverse réplique, etc. Pendant trop longtemps, on a réécrit ces messages avec plus ou moins d’inspiration et de patience selon le niveau d’énergie du moment. Une chose est sûre : on a perdu beaucoup de temps. C’est exactement ce que résolvent les messages-types associés à chaque étape de la procédure — jusqu’à 90 heures économisées par an et par dossier de contentieux.
On oublie des étapes. Sous la pression de l’urgence, une diligence passe à la trappe. Pas la plus importante — celles-là, on les retient. Mais une vérification secondaire, un délai à anticiper, une pièce à demander en amont. Ces petits oublis peuvent avoir des conséquences en aval, mais surtout le risque d’oubli nous maintient dans un état d’hyper-vigilance extrêmement fatigant.
Côté client : aucune visibilité. Il ne sait pas ce qui va se passer, quand, ni pourquoi. Alors il appelle. Il envoie des mails. Il s’inquiète. Et chaque interaction non préparée prend beaucoup plus de temps que nécessaire. Ce manque de visibilité est précisément ce que vient corriger l’espace client d’AppliCab, où le justiciable suit son dossier en temps réel, 24h/24 et 7j/7.
On ne sait pas combien de temps prend vraiment un dossier. Sans process, impossible d’estimer correctement le temps qu’on passe sur un type de dossier — donc impossible de construire un forfait solide ou de mesurer sa rentabilité réelle.
Ce que les process changent dans votre quotidien
Quand vos dossiers sont structurés en process, plusieurs choses bougent en même temps.
Vous savez exactement où vous en êtes. Plus de pense-bêtes éparpillés sur des post-it, plus de to-do listes parallèles dans trois carnets différents. Chaque dossier a sa liste d’étapes, avec un statut clair : à faire, en cours, fait. Vous priorisez votre travail de fond parce que la mécanique du dossier est sous contrôle.
Vos clients comprennent ce que vous faites. Quand le client voit les étapes du dossier, il réalise concrètement le nombre de diligences nécessaires pour mener l’affaire à son terme. C’est aussi ça, l’acceptabilité des honoraires : rendre tangible un travail qui, sinon, reste une boîte noire pour le justiciable.
Vos messages sont précis et complets. Quel que soit votre niveau d’énergie ou d’empathie un vendredi à 19h, le client reçoit des messages clairs, des informations complètes, dans un langage qu’il comprend. Pas besoin de réinventer le texte de l’envoi du projet d’assignation pour la énième fois. C’est tout l’enjeu d’une relation avocat-client structurée, qui permet à l’avocat de gagner 25 à 30 % de temps sur le traitement de ses dossiers.
Vous gagnez en sérénité. Les interactions avec les clients sont apaisées. Les relances sont moins nombreuses. Le gain de temps se cumule avec un gain de sérénité — et les deux se nourrissent mutuellement.
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Trois familles de process pour les trois activités des avocats
Une particularité d’AppliCab : l’application propose des process prêts à l’emploi dans les 3 grandes familles d’activité des avocats.
En conseil, on retrouve par exemple les process de création de société, de rédaction de statuts, de CGV, de pacte d’associés, les assemblées générales, etc. Des prestations à fort enjeu de méthode, où chaque étape compte et où l’oubli d’une diligence est mal vécu par le client, quand bien même il serait sans conséquence…
En contentieux, les process couvrent toutes les procédures rencontrées au quotidien : tribunal judiciaire, conseil de prud’hommes, tribunal de commerce, TAE, tribunal correctionnel, cour d’appel. Chaque procédure est découpée en étapes-types avec, pour chacune, un message explicatif à adresser à son client, pour l’informer, lui demander un retour, lui fournir les explications dont il a besoin à ce moment précis du dossier.
En modes amiables, AppliCab propose des process pour la médiation, que vous soyez médiateur ou médié, la négociation, le divorce par consentement mutuel, la rupture conventionnelle, etc. Une famille de procédures qui prend de plus en plus de place dans la pratique des avocats — et qui mérite ses propres outils, distincts du contentieux classique.
Adapter, créer, faire le vôtre
Les process prêts à l’emploi ne sont pas figés. Vous pouvez les adapter au déroulement réel du dossier sur lequel vous travaillez : ajouter, supprimer, modifier l’ordre, amender les messages avant de les envoyer au client.
Vous pouvez aussi adapter les process proposés à votre pratique, supprimer une étape qui ne vous concerne pas, en ajouter une qui vous est propre, modifier l’ordre, ajuster les modèles de messages associés. Vous retrouverez ces modifications pour vos futurs dossiers.
Et si vous traitez un type de dossier qui n’est pas encore couvert, vous pouvez créer vos propres process. C’est probablement le geste le plus rentable que vous puissiez faire pour votre cabinet : prendre une fois pour toutes le temps de cartographier comment vous traitez un type de dossier, c’est gagner du temps à chaque nouveau dossier de cette catégorie. L’équipe AppliCab ne vous laissera pas seul.e face à cette tâche. Elle vous accompagnera pas à pas.
Cette logique est cumulative. Le 100ème dossier d’un type donné ne ressemble pas au premier : votre process s’est affiné, vos modèles de messages se sont précisés, vos délais sont mieux calibrés. C’est ainsi que se construit, dossier après dossier, un cabinet véritablement maîtrisé — et qu’on commence à bannir certaines des plaies du quotidien de l’avocat.
Par où commencer ?
Si vous lisez ces lignes en vous disant « par quoi je commence lundi matin ? », voici une approche simple.
Identifiez les 3 types de dossiers que vous traitez le plus souvent. Pour chacun, ouvrez le process correspondant dans AppliCab — il y a de fortes chances qu’il existe déjà en standard. Comparez avec votre façon de faire. Adaptez ce qui doit l’être. Lancez le prochain dossier de ce type avec ce process. Observez ce qui fonctionne, ce qui manque. Ajustez.
En quelques semaines, vous aurez transformé 3 familles de dossiers en routines fluides. Et vous aurez probablement envie d’en faire autant pour les suivantes.
Le temps que vous passez à structurer vos process, vous le récupérez au centuple. C’est rare, en exercice, qu’un investissement soit aussi rentable.
