Chaque début d’année, on formule des vœux, pour les autres, pour soi. Quand on est à la tête de son entreprise, ce qui est le cas des avocats individuels ou associés, on se fixe aussi des objectifs. Plus ou moins précis, plus ou moins ambitieux. On peut avoir envie de maintenir son chiffre d’affaires, de le faire croître, de faire grandir son équipe, de travailler moins, de faire évoluer sa typologie de clientèle. Quels que soient ses objectifs, pour les atteindre, il faudra un plan d’actions et des indicateurs pour mesurer les résultats et ajuster à chaque fois que ce sera nécessaire.
Mais quand on exerce en individuel ou au sein d’une petite équipe, on n’a pas de fonctions “support” pour créer les indicateurs et les suivre. Et, lorsque notre formation est exclusivement juridique on n’est à l’aise ni avec ces concepts, ni avec les outils nécessaires pour piloter son cabinet d’avocat. Dans cet article, nous allons vous proposer 3 outils ultra simples à utiliser. A partir de ce matériau de départ, chaque avocat va pouvoir construire son cockpit de pilotage et suivre l’évolution de son activité.
Le tableau des prospects
Il permet de mesurer la performance commerciale. Vous actionnez différents leviers pour attirer de nouveaux clients ou fidéliser, cela demande de l’investissement, personnel et financier. Et, comme les deux ressources sont limitées, il est intéressant de mesurer les résultats obtenus grâce à vos actions de développement. Cette mesure va mettre en évidence celles des actions entreprises qui fonctionnent réellement, celles qui ne produisent pas les résultats escomptés. A partir de ces informations, vous pourrez décider de poursuivre ou non telle ou telle action de développement commercial.
La mesure peut aussi être qualitative. Une action, le SEO par exemple, draine beaucoup de prospects. L’action est satisfaisante sur le plan quantitatif. Mais les prospects sont peu qualifiés. Le SEO n’est donc pas à abandonner, mais doit être ajusté pour toucher une cible qui correspond davantage à la clientèle avec laquelle vous voulez travailler.
Ce tableau permet d’enregistrer les prospects, d’identifier leur provenance, le sujet pour lequel il contacte le cabinet. Il permet également de les compter quantitativement et qualitativement.
Dans la colonne A, on enregistre chaque “entrant”, quel que soit le moyen par lequel il prend contact avec le cabinet : mail, téléphone, site internet, etc.
Dans la colonne B, on enregistre le 1er RDV. La comparaison des chiffres des colonnes A et B va permettre d’évaluer l’éventuelle déperdition entre le nombre d’appels entrants et le nombre de “premiers RDV” facturés ou offerts.
La colonne C va, elle, enregistrer le nombre de devis ou propositions d’honoraires et la colonne D le nombre de devis signés, c’est-à-dire de nouveaux dossiers.
Le total de chacune des colonnes pourra être comparé, chaque mois par exemple, avec l’objectif annuel.
La lecture de ces 4 colonnes permet d’obtenir des informations précieuses sur ses taux de transformation, sur la qualification des prospects. A partir de ces informations, objectives, l’avocat va pouvoir piloter ses actions commerciales, tester, modules, abandonner, etc. Les décisions ne sont plus prises sur la base d’impressions, mais de données tangibles. C’est plus efficace et plus rassurant. Comment investir sereinement plusieurs milliers d’euros pour adhérer à un réseau ou engager une agence de communication si je ne peux pas mesurer, au bout de quelques mois, les résultats obtenus ?
https://docs.google.com/spreadsheets/d/17JR_U80R18mIq5LN9ZjJrFEQ7HYybtlLsWj2cGh75ko/edit?usp=sharing
La facturation
C’est mon tableau préféré 🤑 J’ai appris, dans la difficulté, l’importance de surveiller le montant facturé, chaque mois, de le comparer à l’objectif annuel. Ici encore, l’objectif est de pouvoir agir rapidement si le C.A. facturé est très différent de l’objectif fixé. Si le CA est supérieur, ce n’est évidemment pas un problème. C’est en revanche une information pour prendre des décisions ; augmenter les tarifs, embaucher, etc. Si le CA est inférieur aux objectifs, il faudra également prendre des décisions : faire davantage de développement commercial, faire évoluer sa clientèle, ses tarifs, agir sur les coûts du cabinet, bref PILOTER !
Ce tableau peut être renseigné manuellement ou extrait de votre outil de facturation.
Quelle que soit la méthode choisie, il est intéressant de faire apparaître :
- les montants facturés,
- les factures recouvrées et celles qui ne le sont pas, pour identifier et recouvrer les honoraires impayés
- la différence entre « facturé » et “à régler” permet d’évaluer les entrées d’argent à venir, donc de se projeter,
L’observation des résultats, mois par mois, permet de savoir si on est proche ou loin de son chiffre d’affaires “cible”, celui qui permet d’assurer la rentabilité de votre cabinet d’avocat.
Vous pourrez aussi créer de nouvelles colonnes :
- secteur d’activité : pour savoir quelles activités du cabinet génèrent quel montant d’honoraires. Cet indicateur permet, par exemple, d’allouer des moyens supplémentaires à l’une des activités du cabinet, de privilégier telle ou telle matière en fonction de ce qu’elle rapporte, etc.;
- avocat : pour comprendre qui facture combien. Cet indicateur est évidemment indispensable pour les structures où travaillent plusieurs associés, des collaborateurs.
Mais attention, le montant facturé n’est pas le seul apport d’un avocat au sein d’un cabinet. Un associé peut apporter de la valeur grâce à son réseau, il apporte des clients, donc du potentiel de facturation pour la structure. Encore, un associé peut également dédier une partie de son temps à la gestion du cabinet. Cette contribution permet à la structure de fonctionner correctement, ce sera par exemple le cas de l’associé en charge de la création et de la tenue des indicateurs clés de performance du cabinet d’avocat
Mais encore faut-il noter son temps pour objectiver les actions de chacun.
Le temps
Le temps est la ressource la plus précieuse d’un avocat, et en maîtriser l’allocation est un levier de performance souvent sous-estimé. Même si la facturation à l’heure n’est pas toujours la méthode privilégiée, suivre rigoureusement son emploi du temps permet de prendre des décisions éclairées.
Savoir où passe chaque heure – entre production juridique, gestion administrative, prospection ou formation – vous donne une vision claire de la rentabilité de vos activités et de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Un déséquilibre flagrant, comme plus de quatre heures hebdomadaires consacrées à l’administratif ou moins de 10 % de votre temps dédié au développement commercial, doit vous alerter. Ces signaux révèlent des opportunités d’optimisation : déléguer les tâches chronophages ou recentrer vos efforts sur des activités à forte valeur ajoutée. Pour y parvenir, deux réflexes simples suffisent : noter systématiquement vos activités (y compris les interruptions) et visualiser leur répartition avec un code couleur (vert pour la production, bleu pour la communication, etc.). Des outils comme Toggl transforment ce suivi en une habitude fluide, vous permettant de réallouer votre temps là où il crée le plus de valeur.
En prenant cette habitude, vous réaliserez à quel point des tâches simples, comme écrire à ses clients, prennent du temps. Cette prise de conscience vous donnera sans doute envie de découvrir AppliCab Avocats, l’outil qui optimise la relation avocat-client
